AccessとExcelの違いを知っていますか?

最近は、ノコテック・ラボでもアクセスを勉強したいという方が、少しずつですが増えてきているように思います。

エクセルと比べると敷居の高いアクセスですが、皆さんはアクセスというソフトのことをどんなソフトだと思っていますか?

一般的にはデータベースソフトという区分けに入るのですが、一般の人にはデータベースという言葉は知っていても、その内容はさっぱりよくわからないというのが本音だと思います。

でも、実をいうと、データベースというのは私たちの身の回りで普通に使われている技術です。たとえば、住民票や銀行口座もそうだし、スーパーやコンビニの在庫管理や売上管理もそうですし、ネット上になれば、ネットショッピングやネットサービスでのユーザー管理などにも使われています。

つまり、私たちが存在するだけで、データベースはどんどんと膨れ上がっているというものなのです。

よくテレビで、「今日検索された言葉は、こんな言葉です」というようなNHKの番組もありますが、私たちがネットで調べたり、入力したりするだけで、私たちの行動パターン自体がデータベースで処理されているのです。

しかし、そんな大きなデータベースでなくても、個人のパソコンで皆さんが使っているデータベースソフトがあります。それが、皆さんがそろそろ使うことになる「年賀状ソフト」です。年賀状ソフトこそ、住所のデータベースソフトなのです。

簡単に言えば、データベースというのは、パターン化されたデータを大量に蓄えて、それを活用するためのものです。

アクセスでは、そのデータを蓄えるものを「テーブル」と呼んでいます。そして、このテーブルに入れるそれぞれの項目のことをフィールドと呼び、そのフィールドの中に入るデータが文字なのか、数字なのか、日付なのか、などを一つ一つ定義しています。

つまりデータベースの場合は、1つの項目に入るデータの種類を細かく定義して、例外的なデータが入るのを防いでいるという特徴があります。

これに対して、エクセルの場合は、セルの中に入れるデータは入力する人の裁量によって変わってくることがあります。たとえば、フリガナを入力するときに、ひらがなで入力したり、カタカナで入力したり、半角カタカナで入力したり、姓と名の間にスペースを入れたり入れなかったりという「データのゆらぎ」が生じます。

エクセルは自由に入力できて便利なのですが、統計的にデータを処理しようとすると、あいまいな表現が多いためにエラーが生じたり、正しいデータが選択できなかったりする可能性があるのです。

これに対して、アクセスは厳格な既定をすることで、データを正しく評価して、一瞬で統計的な処理ができるソフトになっています。

データの数が少ないときには、エクセルで何とかなりますが、データがかなり多くなってくるとエクセルでは処理できなくなってきます。そういうときにアクセスというデータベースソフトの出番になります。

ちょっと敷居が高いアクセスですが、ノコテック・ラボではアクセスの基本から、応用までとてもわかりやすく教えていますので、興味のある方は習ってみてください。