個人レッスンのパソコン教室
エクセルの基礎と関数絶えず進化しているエクセルの機能

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エクセルの基礎と関数

エクセルは、世界で最も使われているビジネスソフトです

多くの会社において、最も使われているソフトがエクセルです。日々のデータの集計やまとめ、報告書や発表資料、経理や人事のリストなど、様々な用途に使われています。

エクセルの学習は、「シート」「行」「列」「セル」の使い方、セルの書式設定、四則演算や関数を使った計算、テーブルによるデータの抽出、データからのグラフの作成、さらにデータの集計や傾向を探るピボットテーブル、また外部のソフトとの間のデータのインポートやエクスポートなど、多くの操作を学ぶことが必要です。

そして、最も必要なことは、会社の中で、どのように日々のデータをまとめ、集計すればいいのかを、自分の頭で考えられるようになることです。

そういう意味で、エクセルは一つ一つの機能を正しく知り、それを応用して大きな歯車を動かすような実践的なスキルが必要になるソフトです。

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エクセルの資格取得よりも、今のエクセルを学ぶことが大切です

マイクロソフトオフィスというパッケージソフトが昔からあって、就職するためには、ワードやエクセルの資格が必要だと考えられてきました。しかし近年になって、エクセルは資格のレベルを超えて進化しているソフトになってきています。

その昔、Microsoft Officeはパッケージという箱で売られていましたが、今ではMicrosoft 365というサブスクリプションとして販売されるようになりました。これにより、ソフト自体は1か月ごとにアップデートが行われており、バージョンによって画面や機能が絶えず変化してきています。

特にエクセルに関しては、毎年新しい関数が追加されたり、近年はパワークエリやパワーピボットといわれる新機能が追加されてきています。さらにこれからはAIを組み込んだ機能や、Pythonプログラムを組み込める機能が追加されてくると言われています。

このような高度なソフトに進化しているエクセルを学ぶためには、絶えず新しい機能の勉強が必要であり、資格という範疇ではエクセルの実力を判定できない時代になってきています。

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エクセルの関数を理解するには?

エクセルの関数が苦手という人はかなり多いと思います。おそらく、1つ1つの関数の例を見れば理解できるかもしれませんが、実際の業務の中でどのように関数を組み込んで処理すればよいのかは単純ではありません。

前任者が作ったエクセルファイルの中の関数が複雑で理解できないという方は多いのではないでしょうか。人が作成したファイルの関数を理解するためには、かなりの経験が必要になりますが、作られたファイルが、他の人でも理解しやすいように作られているかという点も作る側の問題点として存在します。

エクセルの関数が複雑にからみあって作られたファイルは、その後の加工がしにくく、無理に加工しようとすると、間違いも起きやすくなります。またデータが増えるにしたがって、計算に時間がかかって表示が遅くなったり、エラーが起きやすくなったりします。

このため、エクセル関数を使った書類を作成する場合は、複雑になりすぎないようにしたり、他の人が見てもわかるように、説明を加えたりして、わかりやすさを第一に作成することが大切です。

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