エクセルのパワークエリ・パワーピボットとは何か?

エクセル パワークエリ・パワーピボット

1.パワークエリ・パワーピボットとは?

パワークエリと聞いても、何のこと?と思う方も多いと思います。
パワークエリ、パワーピボットというエクセルの機能は、エクセル2016以降で組み込まれた新しい機能です。

この機能の大きな目的は、簡単に言うとエクセルへのBI(Business Intelligence)機能の追加ということです。

「BI(Business Intelligence)」という言葉は、最近流行りの言葉で、ウィキペディアから引用すると、「経営・会計・情報処理などの用語で、企業などの組織のデータを、収集・蓄積・分析・報告することにより、経営上などの意思決定に役立てる手法や技術のこと。 経営判断上の過去・現在・未来予測などの視点を提供する。」という説明になります。

経営上の意思決定や、未来予測など、私には関係ないと考えている方がほとんどだと思いますが、本来の目的であるBIを実現しないとしても、日々のエクセルの仕事をする上で、このパワークエリ、パワーピボットという2つの機能は、とても有用で画期的な機能になっています。

 

2.パワークエリを是非使ってもらいたい方

  • 毎日、毎週、毎月、エクセルのファイルから同じような手順で加工を行い、結果のデータを導くようなルーチン作業を行っている方
  • 人が作った複雑なエクセルデータなどを加工して必要なデータを取り出している方
  • 大量のエクセルデータ処理を日々行っているが、時間がかかっている方
  • Accessなどのデータベースソフトを使っているが、データの加工が面倒だと感じている方
  • 会社のデータベースからダウンロードしたテキストファイルやCSVファイルからデータを加工しているが、エクセルに取り込むと先頭の「0」が消えてしまうことで困っている方
  • 複数のシートを手作業で1つのシートにまとめている方

こんな方は、パワークエリを使えるようになると、仕事がとても効率化されていくと思います。

 

3.パワーピボットを是非使ってもらいたい方

  • 複数のテーブルから複数のピボットテーブルやグラフを作っているが、それらの関連性などを手作業でまとめている方
  • 会社の商品別の売上や経理で、対前月比、対前年度比などを求めることを行っているが、それらを手作業でまとめている方
  • 複数の関連するテーブルを、そのたびごとにまとめて、そこからピボットテーブルやグラフを作成している方
  • リアルタイムに変化するデータを相手にしながら、日々ピボットテーブルやグラフを作成している方

こんな方には、パワーピボットは、画期的なツールになると思われます。

 

4.動的なデータを取り扱うことができます

パワークエリは、外部の動的なデータを取り込み、きまった手順で加工することができる機能を有しています。

つまり、加工の手順だけをきちんと作っておけば、読み込むデータが変わっても同じ処理が一瞬で出来るのです。

パワークエリとは、データの読み込みから結果のデータまでのデータ加工の流れを作成するツールです。

同じ形状のデータ(列の項目や並びが等しい)であれば、データファイルが変化しても、簡単な操作だけで、結果としてのデータを導くことができます。

読み込むことができるデータは、ローカルにあるエクセルファイル、CSVファイル、テキストファイルなどはもちろんですが、各種データベースサーバーからダイレクトに読み込みを行う機能も持っています。

一般のOfficeに比べ、ビジネスバージョンのOfficeの場合は、読み込みできるデータベースの種類が格段に増えます。

もちろん、すでにエクセル内にあるテーブル自体からも、パワークエリに取り込むことができます。

 

5.テーブルのマージ(結合)ができます

パワークエリの画期的な機能の1つが、テーブルのマージです。

テーブルのマージにも2種類あって、データを読み込む段階で結合を行うという機能と、異なったデータのテーブルどうしで、キーとなる列(フィールド)を選択して結合させるという機能があります。

前者の方は、フォーマットが同じテーブルどうしを、まとめて大きなデータにする場合に有効です。

後者の方は、テーブルどうしの内部結合や外部結合を行う機能で、関係データベース(リレーショナルデータベース)の考え方に基づいた結合になります。

 

6.計算式を持つカスタム列を追加できます

データの内部で計算させたり、条件式を使って値を導くような計算ができるカスタム列を追加できます。

 

7.その他のパワークエリの機能

(1)列の分割(区切り文字等による分割)
(2)値の置換(文字の置換)
(3)行と列の入れ替え
(4)空白セルに対して値を入力(フィル)
(5)値のグループ化による行数のカウント
(6)列のピボット化(1つの列の値を元に新しい列を作成)
(7)列のピボット化解除(ピボット化列を解除して、1つの列に値を集約する)

上記の機能を組み合わせることで、複雑なテーブルの加工が可能になっています。

 

8.パワーピボットは、パワークエリのデータを元に作成されます

パワーピボットは、通常のピボットテーブル(ピボットグラフ)と似ていますが、一番大きな違いは、パワークエリで作成されたテーブルをデータモデル化して、そのデータモデル化したテーブルを使ってピボットテーブル(ピボットグラフ)を作成するということです。

いったい何が違うのかというと、パワーピボットでは、テーブルのフィールド名に加えて、「メジャー」と呼ばれる新しいフィールドを作成できる機能があります。

このメジャーのフィールドには、数式(DAX式と呼ばれる)を書くことができ、これによりピボットテーブル内で計算ができるようになっています。

また、データモデル化したテーブルどうしは、テーブル間のリレーションを設定することができます。これにより、より複合的な条件で、ピボットテーブルを作成することができます。

 

9.パワークエリ、パワーピボットを独学するために

パワークエリやパワーピボットを勉強するためには、ある程度実践的なデータを持って、試行錯誤しながら学習できる環境が必要です。

一般の学習では、この実践的なデータを確保するのが難しく、このためまずは学習できる環境を整えることが必要です。

ソフト面では、Excel2016、Excel2019、Excel365などのソフトが必要です。

データに関しては、やはり本を購入するのが一番いいと思います。

私が購入した本では、データをダウンロードして使用することができました。

一応、おすすめの本を紹介しておきます。初心者でもかなりわかりやすい説明があるので、独学ができると思います。

エクセル パワークエリ・パワーピボット 学習本

そろそろ、ブログを再開します

チョッパー
※上記の画像は「いらすとや」さんからいただきました。

ここ1年近くブログの記事の投稿はお休みしておりましたが、そろそろ再開しようかと思います。

新型コロナウイルスの影響で、逆にパソコンを使う機会が増えた方もいるかと思いますが、ここ1年での仕事のやり方の変化や、使っているパソコン環境なども著しく変化してきたのではないでしょうか。

ノコテック・ラボは個人レッスンのみのパソコン教室として、多くの生徒さんにご利用いただいておりますが、ここ1年のレッスン内容は、それまでのレッスン内容とは大きく異なり、クラウドに関するもの、リモートに関するもの、オンライン会議に関するもの、仕事の効率化に関するもの、コロナ下でのホームページの在り方に関するもの、遠隔のためのビデオ作成やネット利用に関するものなど、多岐に渡るテーマが増えてきています。

また、新しいパソコンの購入をされる方も増えて、パソコンのセットアップや設定に関すること、セキュリティソフトに関すること、購入自体の相談なども増えたように思います。

私自身も、新たに勉強しなければならないことも沢山ありましたが、特にネット上のサービスやツールが大幅に増加しており、一般の方にとっては使い方も大変ですが、IDやパスワードの管理も大変で、いかにIDやパスワードを管理して安全に運用するかが、今後の課題になってきていると思います。

一方で、日本全体で見ると、圧倒的にデジタル化の遅れ、デジタル人材の不足が顕著になってきています。

特に、日本の企業体質や商習慣がデジタル人材の育成やデジタル化を阻害している状況が顕著になってきているようです。そういう意味で、会社や企業に依存しないで、全く新しい発想で、物事を考えられるデジタル人材の育成が大切だと思います。

小学校では、昨年からプログラミング教育が取り入れられていますが、むしろ大人に対してのプログラミング教育の方がずっと大切です。プログラミングは経験ですので、やればやっただけ上達するものです。素質もある程度はありますが、1つの問題を人に頼らずにどこまで深く掘り下げて長い時間考えられるかという能力がプログラミング能力です。

プログラミング自体は、一見して難しそうに見えますが、本来は誰でもが勉強できるテーマです。自分の身近にあるテーマを解決するために、プログラミングを学ぶことは、これからの時代を乗り切るために必要なことになってくると思われます。

ノコテック・ラボのパソコン教室においては、エクセルのマクロなどは従来どおりお教えしておりますが、最近はエクセルのパワークエリ、パワーピボットなどのデータ処理、Pythonを使ったデータ処理なども生徒さんといっしょに勉強しています。

また、今後は、遠隔でのコミュニケーションといった分野もさらに発展してくると感じています。Youtubeなどの動画だけではなく、仕事上での動画の利用なども仕事の効率化という意味で広まってくるのではないかと思います。

そうは言っても、一番大切なのはパソコンの基本です。基本がわかっていないと、難しいことは手も足も出ません。あせらずに基本の部分をしっかり学んでいきながら、少しづつ物事がわかってくるのを楽しむという余裕も必要だと思います。

コロナウイルス下で必要となったパソコンとスマホの役割とスキル

コロナの前後で変わったこと

1.コロナウイルスの前と後で変わってきたもの

コロナの下でパソコン教室をずっと営業していて感じることは、以前よりも益々パソコンやスマホが必要になってきたということです。

特に、私自身として感じたのが、これまでスマホだけで生きていけると考えていた人達が、パソコンを買い始めたということです。

これは、会社のテレワークなどで、遠隔で仕事する場合には、パソコンでないと太刀打ちできないということがわかったからだと思います。

ただ、ここにきて必要となってきたパソコンのスキルは、従来型のソフトを使う能力というようなものとは異なり、ネットワークを介したファイルの管理や、遠隔という環境の中で、どのように仕事を効率的に行っていくかという「仕事の構成力」といったものになってきています。

当然ですが、多くのアプリや、それにかかわるネットワークの理解などは必要なのですが、無駄のない仕事のやり方を自分の頭で考えながら、会社のシステムの限界と戦ってゆくというようなサバイバル的な能力が必要になってきているということだと思うのです。

 

2.会社のセキュリティやシステムとの戦い

日本の会社は、旧来型の非常に古い考え方に支配されており、紙ベースの書類を作成することや、保管することが仕事であり、それと並行してローカルサーバーやクラウドサーバーなどのITの利用を促進しています。

このため、紙ベースの情報とオンラインベースの情報が入り交じり、情報としての統一性が全くない状態で、多くの会社では仕事をしています。

日本の多くの会社で見られる現象として、それぞれのデータは、個々のコンピュータの中ではエクセルファイルとしてまとめられているけれども、サーバーの中にあるデータベースとの情報とは絶えず差異が生じており、その情報の差異を埋めるために多くの社員が残業をしているという変な構造になっています。

つまり、個々のデータと、サーバー内のデータベースが並列して存在している状況を放置している状態がずっと続いているということです。

さらに、サーバー内のデータベースについても、部署が変われば別々のデータベースになっており、会社全体としての包括的なデータベースが構築されていないというような状況になっています。

このような不完全なIT化の中で、テレワークをしているわけですから、当然仕事は制限され、十分な成果を発揮できないというジレンマに陥っていることがとても多いように見受けられます。

加えて、テレワークを想定していない情報セキュリティシステムのために、複雑なネットワークを介した遠隔操作は、ネットワークスピードを低下させており、まともなネット環境の中で仕事ができるようになっていません。

 

3.コロナ下で必要とされるパソコンとネットワーク機器のスペック

今回、多くの方がテレワークでわかったことは、遅いネットワークスピードでは仕事はできないということです。

クラウドサーバーの場合、一見して便利そうに見えますが、多くの社員が一斉にアクセスすると、クラウドサーバー自体のアクセススピードが低下して、フォルダを開くだけで多くの無駄な時間が必要になったりしています。

また、クラウドサーバーへの接続は、セキュリティ上、権限を与えられたコンピュータからしかできないように制限されているので、会社所有のパソコンに限定されることと、権限のレベルにより出来ないことが多いと考えられます。

これに対して、リモート接続では、通常使っている会社のパソコンに1対1でアクセスして、会社のパソコンの画面を手元のパソコンで操作することができるので、環境も変わらず仕事の効率を高めることができます。

ただ、リモート接続のタイプによっては、ネットワーク機器の性能が低いと、接続が切れたり、再接続ができなかったりと問題もあります。

また、手元で操作するパソコンのスペックが低いと画面を表示するスピードが遅くなり、非効率となります。

このように、ネットを介して仕事をする場合は、パソコンの性能や、会社にあるネットワーク機器の性能により、大きく影響を受けることになります。

 

4.パソコンとスマホの連携で仕事をする

一方、スマホについても、コロナ下で様々な仕事を効率化するためのアプリが開発されてきています。

スマホがパソコンより優れている点は、写真を撮影して、それをネットワーク上にすぐに配信できるという点です。

これまで、紙ベースのものを相手に送るような場合は、プリンタや複合機で紙をスキャンしてPDFや画像ファイルとして、メールで添付して送るという必要がありました。

しかし、スマホの場合は、写真や動画に記録できることはもちろん、スキャン機能をもつアプリなども出てきており、簡単に情報の共有ができるようになってきています。

ここで重要になってくるのが、パソコンとスマホの両方に存在しているようなアプリです。

(1)情報やファイルを共有するためのアプリ

・OneDrive
・Google Drive
・DropBox

(2)遠隔でのコミュニケーションのためのアプリ

・Zoom
・Microsoft Teams
・Google Meet

(3)スマホの種類によらず使えるアプリ

・Gmail
・Google Photo
・Google Calendar
・Evernote ←無料は2つのデバイスまで

また、スマホ独自のアプリの中で仕事に使えるソフトがあります。

(4)画像をPDF化するアプリ

・Office Lens
・Adobe Scan ←店長お薦めです

これらのアプリを使って取得したデータをパソコンと共有するとことで、より早く仕事の材料をパソコンに取り込むことができます。

最終的には、パソコンでまとめて形にすることで、共有の資産になっていきます。

 

5.データベースと上級エクセルのスキルがこれから必要になる

上にも書きましたが、テレワークに限らず仕事の効率を上げたり、仕事の見える化を行うためには、社内のデータの一元化を実現していく必要があります。

ただし、実際のデータはパソコンで入力していくものなので、個々のデータを統合して統一的なデータベースをリアルタイムで構築していくような仕組みを作ることが最も合理的です。

これまでのエクセルから卒業して、データベースを考慮に入れたデータ構造を持つエクセルファイルの作成が最も必要なことだと思われます。

同時に、これまでの情報セキュリティの在り方を見直して、効率的で理解しやすいセキュリティの仕組みを作ることも大切です。

そして、そのための第一歩しては、社内のペーパーレス化と、ファイルの保管、ファイルの維持・廃棄をどのようにするかを考えることだと思います。

個人のレベルとしても、今後は上級エクセルとデータベースがわかる人材が増えていくことが必要だと思われます。

世の中ではAIという言葉が頻繁に出てきますが、データベースなくしてAIは存在できませんので、まずはしっかりしたデータベースを作ることが大切となります。

 

6.コロナ下で必要なってきた動画作成スキル

最近は、新しい仕事の形として、動画作成のスキルが求められてきています。

これは、ユーチューバーということではなくて、従来の仕事の延長線上に動画を使ったサービスを始めていくという意味です。

これまでは、イラストや文字を使って、スライドを作るというパワーポイント的なものが主流だったと思いますが、ここに来て、動画でより分かりやすく広まりやすい形のものを作ることが求められてきているようです。

動画の作成は一朝一夕で覚えられるものではなくて、計画→撮影→編集という流れで作成する必要があります。

最近は、スマホを使った撮影が最も簡単でいいのですが、問題は撮影した動画をパソコンに移して編集ソフトで編集していく部分です。

Macパソコンでは、「iMovie」というソフト、Windowsでは、「フィモーラ(Filmora)」というソフトが人気があります。

編集ソフトは簡単なほどいいのですが、いかに早く編集して、わかりやすいものを作るかという部分が最も大変な部分です。

いずれにしても、Youtubeなどにアップして見せるか、ホームページなどに組み込んで見せるかが、最終的な形になると思います。

 

7.個人として何ができるかを考える

コロナ下で、私達は制限された日常を送っていますが、少しづつですが、それぞれの個人が新しい何かを模索しているように感じます。

特に、芸術関係(演劇、音楽など)の方は、多くの模索を行っている最中だと思います。

個人としての仕事の仕方や、会社としてのサービスの在り方などが変化してゆく時代なのかもしれません。

ノコテック・ラボも、オンラインレッスンなども行っておりますが、遠隔で教えるということの難しさも感じています。(教えるという効率は落ちます)

やはり、動画などで配信した方が、より多くの方に届くし何度でも見れるので、今後はそちらの方にも力を入れていきたいと考えています。

また、ネット上の便利なツールを使うことで、不可能と思っていたことが実現できたりすることもあるので、これから出てくる様々なツールをいち早く試しながら、皆さんに紹介できたらと思っています。

固定概念にとらわれず、何事も、まずは、やってみてから考えるということが、今の私達に必要なことだと思います。