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最近のWord、Excelを理解するために必要なこと

皆さんもご存じのように、これまでは、Office2010、Office2013、Office2016、Office2019というように、年代別のOfficeということでバージョンを理解してきました。

ところが、近年はOffice365という1年ごとの契約型Officeというものが主流になってきたため、バージョンの認識が非常に難しくなってきています。

さらに、Office2016やOffice2019の場合でも、内部的なバージョンは異なることがあります。

 

1.Officeのバージョンの確認方法

Officeのバージョンの確認方法としては、WordやExcelやPowerpointをどれでもいいので起動して、ファイルから「アカウント」という項目を見てください。

※Office2010の方は、ファイルから「ヘルプ」という項目になります。

その画面の右の方にOfficeという文字の下に、「ライセンス認証された製品」というものがあり、その下に書かれているのが、Officeの製品名になります。

上の図のOfficeのバージョンは、「バージョン1905」となっています。
最近のバージョンの表記は「年と月」の組み合わせになっていて、1905の場合は、2019年5月のバージョンという意味になります。

上の図のWordのバージョン情報の項目の一番下に「月次チャネル」と書かれていますが、この意味は、月単位でのバージョンアップに対応しているという意味で、更新オプションボタンから「今すぐ更新」をすることで、最新のバージョンを月単位で取得できるようになっています。

Office2013やOffice2016の場合でも、製品名の最後に「Premium」と書かれている方は、Office365サービスのバージョンアップの権利を持っているので、すでにインストールされているOfficeをバージョンアップすることができます。

最近のプレインストールOfficeのほとんどが、購入から1年間のOffice365サービスを有しているので、1年間以内であれば、最新のOfficeにバージョンアップできるようになっています。(2年以降は有料サービスになります)

Office2013以降は、マイクロソフトアカウントに紐づけられた形になっていますので、ご自分のマイクロソフトアカウントのマイページに行くことで、Officeの契約状態を確認することができます。

 

2.Office2013とそれ以降のOfficeで変わったこと

基本的なことですが、Officeの最も大きな変化は、Office2003からOffice2007に変わった時に起こりました。

それは、ファイルの拡張子が3文字から4文字に変化したことです。

「*.doc」→「*.docx」、「*.xls」→「*.xlsx」というような変化です。

この変化はとても大きかったので、拡張子を見ただけで、古いファイルか新しいファイルかを識別することは簡単でした。

これに対して、Office2007、Office2010、Office2013、Office2016、Office2019、Office365などについては、ファイルの拡張子は同じであり、どのOfficeのバージョンで作成されたものかを判断することが非常に難しいのです。

基本的には上位互換性があるので、新しいOfficeのソフトで、古いファイルは開けるのですが、実際には互換性の問題で、レイアウトが微妙に変化するといった問題は発生しているようです。

特に、Office2013とそれ以降のOfficeで、最も大きく変わってきたのが「標準フォント」です。

 

(1)游明朝、游ゴシックが標準フォントになった

游明朝、游ゴシックというフォントはOffice2016から標準フォントになったようですが、Office2013であっても、Officeの更新をすると、自動的にこれらのフォントが追加されるようになっているようです。

また、游明朝、游ゴシックフォントが入っていない場合は、Office2010やOffice2013用にダウンロードも可能であり、以下のサイトからダウンロードすることができます。

游ゴシック 游明朝フォントパック:
https://www.microsoft.com/ja-jp/download/details.aspx?id=49116

なぜ、マイクロソフトは、MS明朝やMSゴシックに変わって、游明朝、游ゴシックを標準フォントに設定したのでしょうか?

個人的な考えですが、画面のズームに対応できるフォントが必要になったからだと思われます。(タブレットなどへの対応のため)

以下の図は、画面のズーム%とフォントの状態です。
※画像をクリックすると、正しい大きさで見れます。

ズーム80%の場合:

ズーム100%の場合:

ズーム120%の場合:

ズーム140%の場合:

ズーム160%の場合:

これからわかることは、游明朝や游ゴシックの方が、ズームの大小に関係なく、表示形態が変化せず、安定した表示になっているということです。

ただ、一見すると、MS明朝やMSゴシックに比べると、文字の色が若干薄く感じるという点があります。

 

(2)游ゴシックでエクセルのセルの高さが変わった

フォントが変わることで、最も変化したのが、エクセルのセルの行の高さです。

もともとエクセル2013までは、標準フォントが「MS Pゴシック」だったのですが、エクセル2016以降やエクセル365では、標準フォントは「游ゴシック」になっています。

このフォントの変化により、

エクセル2013までのセルの行の高さ:「13.5ポイント」=0.48cm
エクセル2016以降のセルの行の高さ:「18.75ポイント」=0.66cm

となっています。

この変化は、エクセルで表などを作った場合に、1ページに収まる行数が変化しており、かなり大きな影響があると思われます。

一方、エクセルで報告書などの文章を入力するような場合は、游ゴシックの方が行間が十分に空いているので、印刷した場合は、読みやすい文章になります。

 

3.Officeバージョン間での互換性の問題について

実は、最近になって、Officeのバージョン間での互換性の問題が、少しづつ明らかになってきています。

古いバージョン(2010や2013)で作成したワードやエクセルのファイルを新しいバージョン(2016や2019や365)などで開くと、レイアウトが変わってくるという問題が発生しているようです。

ワードの場合は、図形を多用して複雑なレイアウトを作成したファイルで、レイアウトの乱れがあるようです。

エクセルの場合は、セルの行の高さの微妙な影響があり、1ページに入る行数が変化してしまうという問題があるようです。

過去に作成されたファイルについては、新しいOfficeで開いて、修正をかけていくしか方法はなさそうです。

 

★レイアウトの乱れに対する解決方法

ネット上でもよく書かれている解決方法としては、ワードやエクセルの「ファイル」タブから「オプション」項目を選択し、「詳細設定」→「表示」の中にある「ハードウェア グラフィック アクセラレーターを無効にする」という項目をチェックしておくという方法があるようです。

パソコンには、画面の表示に関わる「グラフィックアクセラレーター」というものがあるのですが、そのハードウェアの性能が悪いと、ワードのレイアウトの表示がおかしくなることがあるそうです。このような場合に、上記の設定を行うことで、正常なレイアウト表示に戻ることがあるそうです。

さらに、この方法は、Officeソフトの起動が遅い感じている方にも効果があるようなので、試してみてください。

 

4.Officeテーマの標準化の必要性について

会社の中に、多くのパソコンがあって、そのパソコンの中に異なるOfficeのバージョンが混在しているとしたら、共通して使用するファイルに何らかの問題が生じる可能性が出てきます。

このような問題は、すべてのパソコンが同じOSであり、同じOfficeのバージョンであれば生じにくいと考えがちですが、現行のOfficeの場合は、月ごとや半年ごとのバージョンアップがあるため、名目上は同じOfficeであっても、内部的に異なる性能になっているというケースもあり得ます。

このような問題に対処するためには、ワードやエクセルやパワーポイントなどの使用において、共通のテーマを使用するということが必要です。

ワードのテーマ、エクセルのテーマ、パワーポイントのテーマという言葉を理解されていない方も多いと思いますが、設定されたテーマは、作成するファイルのすべてのスタイルを管轄している最も大きなカテゴリになっています。

通常は、標準のOfficeテーマを使用しているので、テーマを変更して使用するという方は、かなりOfficeのことを理解している人だと思います。

ワードのテーマは、デザインタブの中で設定することができます。
エクセルのテーマは、ページレイアウトタブの中で設定することができます。

・配色
・フォント
・効果
・段落の間隔(ワードのみ)

などを設定しておくことで、標準の色あいやフォントなどを決めて作成することができます。

特に、エクセルの場合は、グラフの色あいなどに影響があります。

 

★2013とそれ以降では、標準のテーマが異なっている

2013とそれ以降でファイルに変化があった原因の一つが、使用するデフォルトのテーマが変わったという点です。

ワード2013の標準テーマのフォントは以下のようになっています。

見出しのフォント(英数字):Arial
本文のフォント(英数字):Century
見出しのフォント(日本語):MS ゴシック
本文のフォント(日本語):MS 明朝

これに対して、ワード2016以降やワード365では、

見出しのフォント(英数字):游ゴシックLight
本文のフォント(英数字):游明朝
見出しのフォント(日本語):游ゴシックLight
本文のフォント(日本語):游明朝

となっているのです。

もちろん、エクセルにおいてもテーマのフォントが変化しています。

これらのフォントの設定はテーマでのみ設定でき、テーマで設定しておくと、すべての編集において、そのフォントがデフォルトで使用されることになります。

これらのテーマはカスタマイズすることもでき、カスタマイズしたものを既定のテーマとしてすべての書類で働くようにすることも可能です。

特に、フォントに関しては

「テーマ設定」→「本文のフォント設定」→「個々のフォント設定」

という階層となっており、テーマ設定が最も重要な位置にあります。

このような階層を認識して、会社内でテーマの標準化を行うことが、ファイルの共通化を進める上で重要なポイントとなります。

 

5.最後に

ワード・エクセル・パワーポイントは、お仕事に欠かせないソフトになってきていますが、その本質を理解して使っている人はとても少ないと思います。

よく使われているエクセルにおいても、バージョンによって使える関数が異なっていて、新しいバージョンの関数は古いバージョンでは動きませんので、注意が必要です。

マイクロソフトは、継代性を保ちながらバージョンアップしているのですが、新しい機能がここにきてかなり増えているので、Windows10をこれから導入される場合は、最新のOffice365を採用して、常に最新の更新を適用しながら使用するのが一番安全ではないかと思います。

Microsoft Outlook 2016のメール設定方法のコツ

少し前に、

「Microsoft Outlookの正しいメール設定方法とは?」

という記事を書いたのですが、今回は、前回の記事への追加情報ということで、書かせていただきます。

前回の記事では、メールアドレスの詳細設定が、通常の方法では編集できないため、「コントロールパネル」→「ユーザーアカウント」→「Mail(Microsoft Outlook 2016)(32ビット)」と進むように書きました。

しかし、Windows 10のバージョンや、Officeのバージョンによっては、「Mail(Microsoft Outlook 2016)(32ビット)」の項目がないという場合もあるようです。

そこで、いろいろと調査してみたところ、より確実で簡単な方法が見つかりましたので、ご報告させていただきます。

 

1.Outlook 2016やOutlook 365のメールアドレスの設定は簡易設定から必ず始まります

Microsoft Outlookを最初に起動すると、簡易的なメール設定画面が開きます。

昔のバージョンのOutlookは、メールアドレスを設定しなくても通常の画面を表示できたのですが、今回のバージョンでは、メールアドレス設定を通過しないと、通常の画面が出てこないようになっています。

そこで、簡易設定画面で、とりあえず設定してみて、うまく送受信ができなかった場合は、通常の画面から再設定するという手段をとってください。

 

2.一般のプロバイダーのメールであれば、簡易設定で問題なく設定できます

Outlook側では、日本の一般的なインターネットプロバイダーのメールに関しては、情報を持っているようで、簡易的な設定で自動で設定を行ってくれるようです。

しかしながら、会社などの独自ドメインのメールの場合は、細かい設定などを自動ではやってくれません。

また、一部のケーブルテレビ系のメールなどでも同じように、細かい設定ができないために、簡易設定では設定ができないことがあるようです。

 

3.私が体験した設定できないメールの例

神奈川県の横浜市などを中心としたケーブルテレビのプロバイダーである「itscom」は、そのメール設定がかなり特殊であるため、Outlookでは自動で設定することができないメールの代表例となります。

このitscomのメールの特殊性は、POPサーバーでの認証アカウントと、SMTPサーバーでの認証アカウントが異なるという点です。

今回のOutlook 2016やOutlook 365でのメールの簡易設定の場合は、POPサーバーの認証アカウントは、SMTPサーバーの認証アカウントと同じであると考えているようで、このため、itscomのメールでは、簡易設定が使えません。

このようなタイプのメールについては、簡易設定を一旦行って、完全ではないけれども、通常の画面を出して、それから再度メール設定を行うという方法をとってください。

 

4.一旦、簡易設定で設定したメール設定を修正して、正しく設定するための方法

Outlookのメール設定

一般的には、上の図のように「ファイル」から「情報」を出して、アカウント設定から、さらに「アカウント設定(A)…」と行くのですが、このような入り方をして、メール設定画面にアクセスした場合、再び簡易設定の画面になってしまうというケースが多いようです。

そこで、入り方を以下のように変えてください。

Outlookメールの詳細設定

すごく近い場所ですが、「プロファイルの管理」というところを選んでください。

次に出てくるアカウント制御で「はい」を選んでいただくと、以下のような画面となります。

Outlookメールの詳細設定

昔っぽい画面が出てきますが、ここでは「電子メールアカウント」ボタンを押します。

Outlookメールの詳細設定

そうすると、電子メールアカウントの設定画面になりますので、変更したいメールアドレスを選択してから、「変更」ボタンを押してください。

Outlookメールの詳細設定

そうすると、上記のような詳細設定の画面となりますので、この画面上でメールの設定を行ってください。

——–

このように、現時点でのOutlookにはかなり問題があります。

いろいろな試行錯誤もあるかもしれませんが、今回の方法を使えば、かなりの確率で正しいメールの設定ができると思います。

是非、参考にしてください。

伝説のプリンタ「Canon PIXUS iP2700」を知っていますか?

プリンタといえば、Canon、Epson、Brother、HPというメーカーが主流です。

パソコンをお持ちの方は、これまで何台かのプリンタを購入してきたと思います。

しかし、「このプリンタは最高だった!」と思えるプリンタはそれほど多くありません。

 

1.プリンタの歴史を振り返ると

日本でパソコンが初めて普及してきたのは、1980年代ですが、そのころのプリンタの主流は、NECのプリンタでした。

今のプリンタと違って、感熱紙に印刷するタイプのプリンタや、インクリボンを使ったドットインパクトプリンタが主流でした。

ドットインパクトプリンタの紙は、今のようなA4サイズではなくて、紙の両端に穴の列があって、その穴を使って、紙が送られるというタイプでした。

1980年代の終わりに、Canonが世界で初めてインクジェットプリンターを開発しました。

最初に作られたインクジェットプリンタは、Canonの技術が使われているにもかかわらず、Appleが発売した「Style Writer」というプリンタでした。

その後、1990年代になると、プリンタの主流は、NECからエプソンに移ります。

最も売れていたプリンタがエプソンの「カラリオ」という名前のプリンタです。

一方、インクジェットプリンタと同時に、会社で普及するようになったのが、レーザープリンタです。

レーザープリンタとは、インクではなく、色のついた微粒子を静電気で紙に結合させる技術を使っているプリンタのことです。

この技術は、CanonやEpsonなどのメーカー以外にも、様々なメーカーが参入して多くのプリンタや複合機で使用されています。

2000年以降は、インクジェットの技術が大幅に進歩して、レーザープリンタに負けないレベル(綺麗さや速度)の印刷ができるようになってきています。

 

2.プリンタの紙のセット方法の疑問

その昔は、プリンタに使用する紙は、プリンタの後ろ側にセットして使うのが主流でしたが、近年では、プリンタの底の部分にトレイに紙をセットするタイプが主流になってきています。

これは、複合機などのように、異なるサイズの紙を数種類のトレイでセットしておけば、自動的に紙サイズが選択されて印刷されるということで普及してきたのだと思います。

しかし、家庭用のプリンタでのトレイは通常1つしかなく、紙サイズのためというよりは、プリンタの小型化のために、無理矢理、底にトレイを作っているというのが本当のところだと思います。

実際、プリンタの下にあるトレイを前に引き出して、異なるサイズの紙を入れ替えるという作業は、とても面倒なものです。

これに対して、プリンタの後ろ側に紙を置くタイプであれば、異なる紙サイズを簡単に入れ替えることができますし、紙の量が少なくなったら、すぐに手動で追加することもできます。

つまり、使い勝手は、紙は後ろにセットした方が便利なのに、プリンタのコンパクト化の犠牲になって、底のトレイに紙をセットするようになったのではないかと、私自身は考えています。

 

3.色ごとにインクカートリッジがあるのは、本当に節約なのか?

最近のもう1つの変化は、インクが色ごとに別々のカートリッジになってきたことです。

確かに、カラーのインクが別々のカートリッジになっていることで、減ってきたインクだけを取り換えるというのは、理にかなっていることだと思います。

しかし、インクをぎりぎりまで使ってから、今日はこのインクだけを取り換えようとすると、取り換えの頻度が多くなり、プリンタはそのたびごとに、ヘッドをチェックして、きれいにする動作を行うことになります。

皆さんは気づいていないかもしれませんが、プリンタの初期動作や、インク交換後の動作では、すべてのインクをチェックするために、インクを消費しているんです。

色ごとに取りかえていると、その度ごとに初期動作を行うため、全体のインクの消費量は増えてしまうことになります。

このような意味で、カラーのインクが1つのカートリッジになっていたころの方が、インクが長持ちしたんだけど・・・と思っている方も多いのではないかと思います。

 

4.スキャナやコピーの機能を使っている人はそれほどいない

最近、プリンタの名称は、「プリンタ」と呼ばずに、「複合プリンタ」なんていう呼び名になっていると思います。

この複合プリンタとは、スキャンも、コピーも、さらにファックスまでもできますというようなことだと思います。

恐らく、ファックス機能が必要な方には、複合プリンタはいいのかもしれませんが、一般の方で、スキャンやコピー機能をきちんと使っている人は、どれほどいるのでしょうか?

おそらく、印刷物を作るような人以外は、スマホで写真に記録すれば足りるんじゃないかと思うのです。

ビジネスなどでは大型の複合機のスキャン機能はかなり使われていると思いますが、小型の家庭用のプリンタでスキャンやコピーという機能の頻度はかなり少ないのではないかと個人的には思っています。

 

5.USB接続よりも、無線LANで使う人が増えているけど、

現在売られているプリンタでは、USB接続以外に、有線LAN接続や無線LAN接続ができる機種があたりまえになっています。

ここで面白いのは、一般の家庭用のプリンタでは、意外と有線LANは使われていないということです。

これに対し、ビジネス上の複合機は、有線LANで接続されているのが通常だと思います。

USBも有線ですし、LANケーブルも有線なので、家で使う場合はケーブルでつなぐということにはかわりなく、それがプリンタの置き場所を制限していることになり、結局、不便だということになっています。

このため、ほとんどの人が家のWiFi経由でプリンタを無線LANでつないでいるということになっています。

ところが、この無線LANという形での接続は、プリンタの動作を非常に不安定にさせています。

電波というのは、目には見えませんし、プリンタにデータを送ったんだけど、なかなか印刷が始まらないけど、どうなってるの?

というケースが意外と多いんですね。

私の経験から言えば、USB接続でパソコンと直接接続したプリンタの方が、無線LANで接続したプリンタより、印刷の速度は10倍以上速いと思います。

特に、年賀状など大量に印刷するような場合は、USB接続で印刷した方が、圧倒的に早く終わります。

つまり、無線LANの利点は、プリンタの置き場所が自由であるという点だけで、印刷そのものの性能から言えば、効率が悪いといえます。

 

6.伝説のプリンタ「Canon PIXUS iP2700」は、時代に逆行したプリンタでした

とても、残念なことに、Canon PIXUS iP2700というプリンタは、2018年の2月に販売を終え、店頭には見つけることができません。

しかし、昨年までは、日本で最も売れたプリンタの1つでした。

特に、Amazonでの販売では、プリンタ部門でずっと1位を獲得していました。

その特徴は、

  • 紙はプリンタの後ろにセットする
  • インクカートリッジは、黒のカートリッジと、カラーのカートリッジの2つしかない。
  • スキャナやコピーの機能がない
  • USB接続しかできない

という前時代的なプリンタでした。

しかし、すばらしい特徴としては、

  • 名刺サイズの紙に印刷できる
  • すべてのサイズの封筒に印刷できる
  • 紙がつまることがない
  • プリンタの操作ボタンが2つしかない(電源ボタンと紙送りボタンの2つ)
  • 重量が軽いので、どこでも持って移動できる

つまり、前時代的なプリンタですが、極めて使いやすい特徴を持っているプリンタでした。

さらに、昨年までは、

  • アマゾンでの価格が、3,000円前後と超安いプリンタでした

驚くのは、インクカートリッジ(黒・カラーのセット)の価格よりも安い価格で購入することができたプリンタでした。

もちろん、購入するとインクは標準で付属していますので、考えられないくらいの安さでした。

ところが、今年の2月に販売中止となり、手に入れることが難しくなったとたん、多くのファンがいるこのプリンタの価格は、跳ね上がり

  • 現在、アマゾンで売られている新品(残っている在庫のみ)の価格は13,000円を超えてきています。

これまで、販売中止になって、価格が4倍以上になったプリンタはまず存在しません。

つまり、このCanon PIXUS iP2700というプリンタは現在、「伝説のプリンタ」となっています。

私自身もこのプリンタを所有していますが、全く不満がなく、これほどすばらしいプリンタはこれまで記憶にないと思います。

パソコン教室の生徒さんにも、これまで相当勧めてきたプリンタです。

しかし、今の価格では、なかなか手がでないというのが本音です。

ところが一方で、このプリンタの中古がアマゾンで売られています。

通常、中古のプリンタを買う人はまずいないと思いますが、何しろシンプルな構造のプリンタですので、中古で動かないということはまずないと思います。

もし、興味のある方は、ぜひ一度アマゾンで調べてみてください。