メルマガ「反・資格宣言」225号
■Gmailは画面がわかりづらいけど、慣れれば設定は簡単
Outlook ExpressやWindowsメールを使っている方にとっては、Gmailの画面
はとてもわかりづらいと思います。
すべてのメールは受信トレイに入っており、時系列にならんでいます。
メールの検索はとても賢くて一瞬でできますが、メールをフォルダごとに
整理したいと思う方には不満があるかと思います。
また、設定画面なども決して分かりやすいとは言えないと思います。
しかしながら、迷惑メールの仕分け効率は、他のどのソフトよりも優秀です。
Windowsメールには迷惑メールの仕分け機能がついていますが、大量に迷惑
メールを受け取るような場合、遅すぎると感じている方も多いと思います。
一見して画面が理解しにくいGmailですが、慣れればOutlook Expressや
Windowsメールなどのメール設定よりもずっと設定は簡単だと思います。
特に最近厳しくなったSMTP認証の設定などは、メール設定を難しくしており
送信メールのトラブルが増えていると思います。
そういう方には、Gmailはとても重宝するメールソフトだと思います。
■Gmailに登録する方法
Gmailを使用するためには、Googleアカウントの作成が必要です。
Googleのトップページにある「メール」をクリックします。
「Gmail を初めてご利用の場合、無料で簡単にご利用いただけます。」
の文字の下にある「アカウントを作成する」ボタンを押します。
「アカウントを作成」の画面が出てきたら、
姓、名、希望するユーザー名、パスワードなどの情報を入力します。
ユーザー名は他の人が使っていない文字列にする必要があります。
ユーザー名とパスワードは必ずメモをとって忘れないようにしてください。
このとき、予備のメールアドレスは持っているアドレスがあれば書いても
いいし、空白でもかまいません。
文字の確認の項目では、変な形の文字が書かれていますので、なんとか
読み取って入力します。
この文字の確認は画面認証というもので、もし正確に入力できていない場合は
なんども繰り返し入力を求められますが、正しい入力ができていれば
アカウントが無事に作成されます。
■「ユーザー名＠gmail.com」とは別のメールを登録する方法
最初に作成されるのは「ユーザー名＠gmail.com」というメールです。
このメールに加えて自分の持っているプロバイダーメールや独自ドメインの
メールなどを登録することが可能です。
ちなみに、ヤフーメールなども登録することができます。
※携帯メールは登録することはできません。
Gmailの画面の右上にある「設定」をクリックすると、
「アカウントとインポート」という設定があります。
その中にある「POP3のメールアカウントを追加」ボタンをクリックすると
別のメールアドレスを追加することができます。
このボタンを押すと、「別のメールアドレスを追加」の画面が現れますので
まず「メールアドレス」を入力します。
この入力したメールアドレスには、設定が終わると確認のメールが届き、
そこで、最終の認証が行われるので、必ず別のメールソフトでメールが
受け取れるようにしておく必要があります。
（これは、本人確認をするための大切な認証です）
---<<ここでポイント>>---
Gmailに乗り換える場合は、現在使っているメールの設定は残しておいて、
メールが受け取れるようにしておきましょう。
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次のステップボタンを押すと、メールの設定情報を入力する画面になります。
ユーザー名は「メールアカウント」、パスワードは「メールパスワード」の
ことです。
POPサーバーには、そのメールの受信メールサーバー名を入力します。
ポート番号は通常110ですが、SSLを使ってメールを取得するような場合は、
別の番号になることもあります。
さらに、「受信したメッセージのコピーをサーバーに残す」にチェックして
おくと、Gmail以外のメーラーからも受信が可能になります。
---<<ここでポイント>>---
サーバーに残すにチェックしない場合、メールはGmailだけで受信することに
なります。この設定は、あとでも変更することができます。
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受信したメッセージにラベルをつけることもできます。
複数のメールアドレスを登録して、メッセージを区別したい場合は、
ラベルをつけるのがいいと思います。
すべて設定したら「アカウントを追加」ボタンを押します。
次に、このメールからメールを送信できるようにするかどうかの設問が
あります。
ここでは、通常「はい」を選択します。(当然送信もしたいからです）
そして、「次のステップ」ボタンを押します。
次は、このメールの名前を設定します。この名前とは、相手に送信した場合
の送信者名として表示されるものです。
これら情報は、あとでも変更することが可能です。
続けて、「次のステップ」ボタンを押します。
次は、送信されるメールが経由するSMTPサーバーの選択です。
ここでは、「Gmail経由で送信する」を選択します。
この場合、Gmail経由の方が簡単で確実です。
---<<ここでポイント>>---
Gmail経由で送信する場合、面倒なSMTP認証などの設定がいらなくなります
ので、とても便利です。
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続けて、「次のステップ」ボタンを押します。
最後に登録したメールアドレス宛に確認のメールが送信されます。
「確認メールの送信」ボタンを押します。
次の画面では、２つの選択肢が表示されています。
１つは、送られてきた確認メールのリンク部分をクリックすること
もう１つは、送られてきた確認メールの中にある確認コードを入力すること
です。
一般には、確認メールの中のリンクをクリックするのが簡単だと思います。
確認コードを入力する場合は、この画面を閉じないで、別のメールソフト
からメールを受信してコードを確認後、入力してください。
リンクをクリックする人は、この画面は閉じても構いません。
確認メール内にリンクをクリックして、「確認が完了しました」という
画面が出れば、すでにそのメールは登録されています。
■Gmailの内容をWindowsメールでも受け取れるようにする方法
Gmailに登録されたすべての受信トレイの内容と送信済みメールの内容を
Windowsメールで受け取ることが可能です。
この場合、Windowsメールの受信トレイの中に、
Gmailの受信トレイと送信済みメールのメッセージがいっしょに入って
きます。
つまり、Gmail上から送信したメールも、Windowsメールの受信トレイで
受け取れるというわけです。
また逆に、Windowsメールからメールを送信した場合、Gmailの送信済みメール
にもそのメールが入るようになります。
つまり、GmailとWindowsメールを連携させることにより、どちらのメーラー
を使っても、メールは一元管理できるということになるのです。
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GmailとWindowsメールの連携はとても簡単です。
（ちなみに、OutlookやOutlook Expressでも可能です）
まず始めに、Gmailの設定の中にある「メール転送と POP/IMAP」という項目
にいきます。
この中の「POPダウンロード」という項目の中の
１．ステータス→「すべてのメールでPOPを有効にする」
２．POPでメールにアクセスする場合→「Gmailのコピーを受信トレイに残す」
を選択して、「変更を保存」ボタンを押します。
次に、Windowsメールの設定を行います。
Windowsメールを起動してから「Altキー」を押すと、メニューバーが出ます
ので、「ツール」から「アカウント」を選択します。
次に「追加ボタン」を押して、「電子メールアカウント」をクリックし、
次へボタンを押します。
表示名の設定を行い、次へボタンを押します。
電子メールの設定画面では、「○○○＠gmail.com」のメールを設定して
次へボタンを押します。
受信メールサーバーの種類は「POP3」
受信メールサーバーには「pop.gmail.com」
送信メールサーバーには「mtp.gmail.com」
を設定して、
送信サーバーは認証が必要にチェックして、次へボタンを押します。
次のユーザー名とパスワードの部分には、
ユーザー名：○○○＠gmail.com（＠の前の部分だけでもいけるかも）
パスワード：Gmailのログインパスワード
（パスワードを保存するにはチェック）
を設定して、次へボタンを押します。
「今は電子メールをダウンロードしない」にチェックして完了ボタンを
押します。
インターネットアカウントの画面に戻ってきたら、「pop.gmail.com」の
アカウントをクリックして、プロパティボタンを押します。
詳細設定タブを開き、
送信メール（SMTP）のポート番号を「465」として、
「このサーバーはセキュリティで保護された接続(SSL)が必要」にチェック
します。
受信メール（POP3）のポート番号を「995」として、
「このサーバーはセキュリティで保護された接続(SSL)が必要」にチェック
します。
OKボタンを押して、設定を保存します。
以上で、GmailのメッセージがWindowsメールに自動的に入ってくるように
なります。（Windowsメールの送受信ボタンを押す）
素晴らしい点は、○○○＠gmail.comの登録を行うだけで、Gmailで登録
されたすべてのメールのメッセージが受信できるという点です。
■Windowsメールは整理・ストック用として活用する
Gmailは、パソコンに依存せず、インターネットがつながったパソコンが
あれば、いつでもメールを受信したり、送信することができます。
Gmailで受信したメールや送信したメールは、家でも会社でも同じ画面で
確認することができるのです。
さらに、Gmailは強力な迷惑メールフィルタを備えており、
いやな迷惑メールを振り分けてくれますので、受信トレイには必要な
メールだけが入ってくることになります。
GmailとWindowsメールを連携させることにより、すでに迷惑メールが
取り除かれた受信トレイ部分だけをWindowsメールで受信できるので
メールの送受信はとても快適になります。
Windowsメールでは、メールを整理するためのフォルダは自由に作成でき
ますので、整理・ストック用としてWindowsメールを使用することが
最適だと思います。
Gmailの場合、すべてのメールは時系列に並んでいますが、
送信者名で並べ替えたり、件名で並べ替えたりということができません。
その点、Windowsメールでは、自由に並べ替えができますので、
送信者名で並べ替えてから、まとめてフォルダに移動させるというような
操作が簡単にできます。
Windowsメールでメールをストックすることができるようになれば、
Gmailでは、過去のメールを安心して削除することができ、無料の7GBの
メールボックスを有効に使うことができるわけです。
■Gmailのアドレス帳はインポートやエクスポートができる
Gmailに移行する場合、アドレス帳を他のメールソフトから簡単に取り込む
ことができます。
Gmailの左のメニューから「連絡先」をクリックすると、その画面の右上に
「インポート」「エクスポート」という文字があります。
インポートをクリックすると、
「google では、Outlook、Outlook Express、Yahoo! メール、Hotmail、
Eudora、その他のアプリケーションからの CSV ファイルのインポートを
サポートしています。 Apple アドレスブックなどのアプリケーションからの
vCard のインポートもサポートしています。」
と書かれています。
Outlook ExpressやOutlookやWindowsメールからCSV形式で書き出したファイル
を選択すれば、自動でアドレス帳を取り込むことができます。
エクスポートも同様にCSV形式で書き出すことができますので、他のソフトに
取り込むことができます。
この場合注意する点は、書き出されるCSVはShft_JISのコードで書き出される
ために、別のソフトがUTFなどのコードを使っていた場合、名前の部分が
化け文字になってしまうことがあります。
そのような場合は、TeraPadなどのテキストエディタでCSVファイルのコード
変換を行ってから読み込みを行う必要があります。
■ウイルスセキュリティ上も安全です
最近は、迷惑メールなどにウイルスが添付ファイルとしてついてくることが
あります。
このような場合にも、Gmailは迷惑メールを区別すると同時に、ウイルスの
駆除も行っています。
Gmailでは、添付ファイルのダウンロードは選択する形なので、ウイルスに
感染したファイルをダウンロードすることもありません。
Gmailと連携してWindowsメールを使う場合は、迷惑メールを排除して、
ウイルスを排除したメールがWindowsメールで受け取れることになるので、
自分のコンピュータ上には危ないメールを受け取ることがなくなります。
