メルマガ「反・資格宣言」207号
■整理とは普遍のテーマである
いかに、今あるものを未来に残してゆくかが整理の原点です。
それは、自分にとっても、他人にとっても、社会にとっても重要なことです。
私の個人的な考えですが、
「整理ができる人」＝「頭がいい人」 だと思うのです。
頭の中の整理ができていれば、当然勉強もできるだろうし、仕事もスムーズ
にできると思うのです。
しかし、整理ばかりやっている人ってなんだか「固い人」だなあと見られ
がちです。
「あそこに必ずしまって」とか、「散らかしちゃだめ！」とかいつも言って
いる小難しい人間に見えてしまいます。
だから、整理は「さりげなく」かつ「スマート」にやることが大切です。
さらに、整理するものの質や量に応じて、整理の仕方も変えていく必要が
あります。
■整理は捨てることから始まる
整理というと、すべてのものを理路整然と並べるというように勘違いして
いる人も多いようです。
私が思うに、整理とは「いらないものを捨てること」だと思うのです。
つまり、大切なものを選別することで、いらないものを捨てることです。
ですから、
「捨てることができないで物が増えていく人」＝「整理が下手な人」
なのです。
年を取れば取るほど、自分のまわりのものを少なくしてゆこうと考える
のは、だんだん賢くなってきている証拠だと思います。
■パソコンの中にある大切なものは何かを考える
日々、使っているパソコンのデータの中で、残しておかなければならない
データは何かをじっくり考えることから初めてみてください。
これまで散らかしていたデスクトップやマイドキュメントの中にある
ファイルで大切なものは何かをひとつひとつ見ていけばいいだけです。
このときのポイントは、
「今だけ大切なもの」
「当面大切なもの」
「ずっと大切なもの」
という区分けで見ていけばいいと思います。
そして、この区分けに入らないものは、捨てるということです。
でも、捨てるということはパソコンの場合は
「いらないもの」（いずれは削除するけどね）
という区分けに入れていけばいいだけです。
■メールアドレスを管理する
大事なものは「メールアドレス」という人が多いと思います。
ところが、アドレス帳を見るとだらだらとアドレスが並んでいるばかりで
全く分類されていないという人がほとんどです。
英語名の人や、日本語名の人、メールアドレスのまんまの人などが混在して
いる人がほとんどだと思います。
Outlook Expressの場合は、これらの整理をソフト上でやるのは難しいので
いったんCSVファイルとしてエクスポートして、エクセル上で編集して、
再度データをインポートするのがいいでしょう。
CSVで書き出して編集したファイルを保存しておけば、いざという時にも
安心です。
ただし、グループの設定などは、CSV書き出しでは書き出せません。
そこで、「自宅の電話番号」か「勤務先の電話番号」のところに
グループ名を「ローマ字」で入力しておくという方法があります。
この電話番号欄には数字だけでなく、英数文字も入力可能です。
アドレス帳の一覧を「自宅の電話番号」で並び替えれば、グループ別に
並びかえることもできます。
■「お気に入り」をいかにして整理するか
インターネットの「お気に入り」は多くなってくると、整理がとても大変
です、
「昔、お気に入りに登録したはずなんだけど・・・」
と思っていても、いざ探すとなかなか見つからないことも多いと思います。
インターネットエクスプローラーの「お気に入りの整理」は使いづらいので
数が多くなってくると限界です。
知っている方も多いと思いますが、この「お気に入り」は、
Ｃドライブの中の「Documents and Settings」の中の「アカウント名フォルダ」
の中の「お気に入り」にあります。
このフォルダを開いて整理したほうがずっと簡単です。
まず、最初に表示を「一覧表示」にしてから、
ショートカットをダブルクリックすれば、すぐにページを開くことができます
ので、ページを確認しながら、ファイル名を適切な名前に変更していけば
いいと思います。
長い名前は、ここで短くしておくのがいいでしょう。
また、整理のためのフォルダを作成して、そのフォルダにドラッグすれば
たくさんあるショートカットもあっという間にコンパクトになります。
■「お気に入り」を持ち歩けるソフトがあります
パソコンが１台だけという方は上記の方法で十分だと思いますが、
パソコン数台を使っていたり、自宅と仕事場でパソコンを使っていて、
「お気に入り」がそれぞれ別々になっていて使いずらいという方もいるかと
思います。
また、IEだけでなく、FireFoxやGoogle Chromeなどを混在して使用している
という方もいるかと思います。
そういう方には、「お気に入りを整理して持ち歩けるソフト」をご紹介
します。
そのソフトは「Site Manager」というフリーソフトです。
「サイト・マネージャー」（Windows XP対応）
http://www.vector.co.jp/soft/winnt/net/se454981.html
※Windows Vistaでも動かしてみましたが、問題なく動くようです。
（最初にセキュリティーの警告が出ますが、許可してください）
このソフトは、ブラウザに関わらず、お気に入りを保存できるソフトです。
ブラウザのアドレス欄の「http://?」のすぐ左にあるアイコンを
このソフトの画面にドラッグするだけで登録することができます。
もちろん、名称やキーワードなども設定できますので、キーワードで
検索することも可能ですし、カテゴリー分類することもできます。
さらに、このソフトはインストールする必要のないソフトですので、
USBメモリなどに入れてソフト自体を持ち歩くこともできます。
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このソフトの面白いのは、データの保存ファイルがmdbファイルになって
いることです。
アクセスを持っていれば、データの入ったテーブルを見ることができますし、
エクセルにエクスポートすることも可能です。
■ＩＤとパスワードを整理・保存する
パソコンの世界で一番大切なもの、それはＩＤとパスワードです。
また、ソフトのシリアル番号や、ライセンスキーなどもきちんと整理して
保存しておく必要があります。
最近は、パソコンメーカーへのユーザー登録などの情報も修理のときには
必要になります。
ホームページをお持ちの方は、FTP情報なども大切な情報です。
このような情報を一括して整理するソフトがあります。
以前にもご紹介したことがありますが、「ID Manager」というソフトです。
「ID Manager」
http://www.forest.impress.co.jp/lib/sys/instmng/softmng
/idmanager.html
以前は、Vistaでエラーが出るトラブルもありましたが、Ver7.5になって
からはVistaでも問題なく使えるようです。
このソフトは、IDやパスワードだけじゃなく、備考欄にたくさんの文章を
書くこともできるので、大切な情報をすべて保存することができます。
データのエクスポートやインポートにも対応していますので、
データの保存や継承についても安心です。
私も長く使っていますが、とても便利ですのでオススメします。
■検索を考えたファイル名をつけること
ファイルやフォルダを作成するときに一番大切なのが、名前のつけ方です。
私も名前の付け方は未だに悩むことがあるのですが、基本はなるべく日本語
を使うということです。
英語よりも探すときに探しやすいからです。
それと同じような名前の場合は、日付や番号をつけて区別することです。
そうすることで上書き保存でデータを失う危険性は減ります。
ただあまり長いファイル名やフォルダ名は混乱を招くので、自分なりの
ルールを決めてなるべく短い名前にするほうがいいでしょう。
※全角10文字（半角20文字）以内になるように。
■本当に大切なものは「紙」で持つこと
パソコンは電気がないと動きません。また、パソコンは壊れることもあり
ます。
ですから、本当に大切なデータは、「紙」で持つようにしたほうが賢明だと
思います。
これほどモバイル機器が普及しているにもかかわらず、未だに自分の予定は
メモ帳に書いている人が多いのは、「紙」の方が安心だからだと思います。
ですから、ＩＤやパスワードなどもパソコンに保存するだけじゃなくて、
印刷して紙として持っておくほうが安心だと思います。
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妙なものですが、パソコンを使えば使うほど、
人間の手で書いた文字や絵の方が
ありがたみがあるなあと思うんですよね。
