アクセスのお話

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最近、なぜかアクセスにはまっています。

アクセスというには、Microsoft Accessというソフトです。

通常の生活にはまず必要ないソフトなのですが、会社などではよく使われて
いるソフトです。

簡単に言えば、「データベースを作成するためのソフト」です。

だいたい、データベースといっても、ほとんどの人は自分とは関係ないこと
と思っている人も多いのですが、

「銀行でのお金の出し入れ」

「クレジットカードでのお買い物」

「市役所での転居届け、住民票の発行、印鑑証明の発行」

「お客さんや会員さんの情報の管理」

「セブンイレブンなどのコンビニの在庫管理」

「病院でのカルテの管理」

「クロネコヤマトでの荷物の配送の管理」

などは、ずべてデータベースを利用した業務となっています。

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　アクセスの歴史
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マイクロソフトが始めてアクセスを発売したのは、1992年だそうです。
でも、私たちがアクセスというソフトを目にするようになったのは

1996年に出たMicrosift Access 95からですね。

その後、1997年にAccess 97、1999年にAccess2000、2001年にAccess2002
そして、2003年にAccess 2003

へと進化してきました。

僕が始めて触れたアクセスはAccess95なのですが、ソフトを起動しても
何から始めればいいのかわからないというソフトに出会ったのは、
このソフトが始めてでした。

大きく分けると、Access 95,97というグループとAccess 2000,2002,2003
というグループに分けられます。

これらのグループ間では互換性がなくて、Access97で作成したものを
Access2000で開くと、変換しますか？なんてダイアログが出たりします。

これに対して、Access2000,2002,2003の間は、ほとんど互換性がある状態
になっていますので、安心してソフトのバージョンアップができます。
（一部VBAでの互換性がない部分はありますが）

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Microsoft Accessを持っていない人は
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通常、パソコンを購入しても付属しているのは、

Word,Excel,Outlookという３つのソフトだけです。

AccessやPowerPointは別途購入する必要があるソフトです。

製品版のOffice Professionalを購入するとすべてのソフトが入っています。

でも製品版は高いですよね。

最近、PowerPointの方は、１年限定で使える廉価版が発売されたみたい
ですが、Accessの方は、そのような動きはないようです。

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　アクセスとはどんなソフトか？
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アクセスというソフトは、個人や小さな会社のデータベースを作るための
ソフトです。
大掛かりなデータベースを作成するソフトではありません。

しかし、通常は難しいと言われているデータベースソフトを自分なりに
カスタマイズしながら作成できるという点ではアクセスはとても優秀な
ソフトです。

市販されているデータベースソフトでよく対比されるソフトに
「ファイルメーカーPro」というソフトがありますが、

アクセスは、ファイルメーカーProに比べ物にならないくらい性能のいい
ソフトです。（ファイルメーカーProは、ＣＭではりっぱなことを言って
いますがたいしたソフトではありません）

アクセスの特徴としては・・・

●データベースの骨格となるテーブルを作成できる。

●データベースの元になるテーブルをエクセルからインポートできる。

●逆に、データベースのテーブルをエクセルにエクスポートできる。

●クエリという機能を使ってデータの抽出ができる。

●フォームという機能を使ってデータ入力画面を作ることができる。

●レポートという機能を使って印刷レイアウトを作ることができる。

●ページという機能を使ってＷＥＢページと連携できる。

●マクロという機能を使って複雑な操作を自動化できる。

さらに、

●１台のコンピュータにあるアクセスファイルは、
別の複数のコンピュータから同時に見ることや、編集することができる。

●外部にあるエクセルのファイルをリンクしてデータベースのテーブル
として利用することができる。

●アクセスで作成したファイルを変換して、通常のソフトと同じような形
の独自ソフトを作成できる。

●ＡＤＯという仕組みを使ってＡＳＰと連携してホームページ上で
操作するデータベースサーバーを構築できる。

というように、多機能で、多くの可能性をもつソフトです。

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　データベースの必要性が高くなって来た！
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最近、ＩＴ化が進んできたためなのが、小さな会社でも業務の効率化や
情報の管理のためにデータベースを構築していきたいという流れが
生まれてきているように思います。

→これまではエクセルで間に合っていた仕事も、担当者がいなくなって
　うまく流れなくなってきた・・・

→いろんな情報が散乱していて、どのように絡み合っているのかを知りたい
　が、今の状態ではどうにもならない・・・

→データを効率的に抽出して、傾向を見たいが、エクセルでグラフを作成
　していては、時間がかかり大変・・・

などの事情から、とうとう時代がアクセスを必要としてきたようです。

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　データベースの基本
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たとえアクセスというソフトを使っても、データベースを作成するのは
簡単なことではありません。

それは、データベースには「設計」ということが必要だからです。

作成ながら設計することも可能ですが、間違った設計をしてしまうと
もう一度最初から作り直しという場合も多々あります。

しかし、初めからちゃんとしたデータベースを作れるわけはないので、
とりあえず作りながら覚え、少しずつ機能を加えていくという方法で
問題ないと思います。

時間はかかりますが、自分でデータベースを作っていると、試行錯誤の
中でいろんなことを覚えていけると思います。

データベースで一番大事なことはテーブルの設計です。
最初にどのようなテーブルを作成するかで、後の工程に影響してきます。

テーブルの構造がエクセルと一番異なるのは、

「１行が１レコード」ということです。

１つの情報が２行に渡って存在することは許されないということです。

また、エクセルでは横長の巨大なテーブルになってしまうものでも、
アクセスではテーブルとテーブルのリンクが出来るため、
大きな表を小さな表に分解して単純な構造で持つということができます。

このようなことで、アクセスはエクセルよりも高速で動くことができます。

また、アクセスでは入力を簡単にするためのドロップダウンメニューや
ラジオボタン、チェックボックスなどを入力フォームに配置することが
できます。

ソフト自体は難しいのですが、入力する人にはやさしい画面を作ることが
できるのもアクセスのいい点です。

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　アクセスの勉強を始めるためには
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アクセスを使いこなしたいと思う人は、具体的に作りたいデータベースを
イメージすることが必要です。

よく、書店にあるアクセスの本の通りにやったとしても、アクセスは全く
身につきません。

自分の作りたいデータベースをイメージして作りながら、壁にぶつかった時に
本を探したり、Webで調べたりするのがいいと思います。

どうしてもソフトのイメージがつかめない場合は、パソコン教室などで
ベースの部分だけでもマスターしておくのがいいと思います。

プログラミングの要素が高いソフトなので、最初のとっかかりが難しい
のですが、年をとっているから理解できないというわけではありません。

僕がアクセスを勉強しはじめたのは、1997年からですが、そのとき会社の
上司の50代の人の方がアクセスが詳しかったので、なにくそと思い、
勉強しました。

面白いのは、アクセスを勉強すると、
ものの見方が変わってくるということです。

「難しいものを簡単にしていこう」

という思想がデータベースの考え方なのかもしれません。