スケジュール管理はどうしてますか

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　　　◆◆◆◆　スケジュール管理はどうしてますか　◆◆◆◆
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あなたは、自分の予定を何かに書いて持ち歩くほうでしょうか？

それとも、頭の中で覚えているタイプでしょうか？

仕事の予定などは、きちんと書いておかないと、誤解や間違いの原因になり

人に迷惑をかけることにもなります。

私が考えるに、スケジュール管理方法には６つのタイプがあると思うのです。

もちろん、それぞれを目的にあわせて使っているという方もいると思います。

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　１．手帳にペンで書いているという方
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昔からの営業マンの方は、手帳を持ち歩く方が多いと思います。

手帳にぎっしりと予定や仕事を書きこんでいる方を見かけたときには、

すごいなあ～と感心してしまいます。

手帳でも、小さな手帳と大きな手帳があって、小さな手帳は自分の予定を書き、

大きな手帳は会議などの内容を書いているという方も多いと思います。

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　２．携帯の中のスケジュール帳に入力するという方
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私がやっているパソコン教室にきている方の中には、次回の予定を携帯の

中に入力している方もいます。

メモよりも書きこむのに少し時間はかかりますが、いつも持ち歩いている

携帯に書きこむことで安心するのかもしれません。

ただ、書きこむ予定が多すぎると面倒になるかもしれませんね。

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　３．机の前のカレンダーに書きこむという方
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持ち歩くことはできないのですが、自分の目にいつもふれるカレンダーの中に

予定を書きこんで覚えるようにする方も多いと思います。

手帳や携帯と違って、全体が一覧できるので、視覚的に覚えやすいという

利点があるかもしれません。

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　４．頭で覚えている方
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たぶん、私のまわりにはあまりいないと思うのですが、頭で覚えていると

いう方もいると思います。予定が規則的である方や、一部の例外だけを記憶

すればいいという場合は、このようなことが可能だと思います。

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　５．コンピュータのスケジュールソフトで管理している方
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Microsoft OfficeのOutlookや特別なスケージュールソフトもしくは

グループウェアなどのソフトを使って自分の予定を管理している方もいる

と思います。

パソコンで管理する場合、ほかのパートナーと連携して動かなければ

ならないような場合には有効だと思います。

ただし、パソコンの場合は、いつもパソコンを持ち歩くことは難しいので

携帯やモバイルとの連携が必要になるかもしれません。

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　６．秘書が管理している方
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国会議員や大企業の社長レベルになると、予定は自分で管理するというよりは

秘書が管理しているといった場合もあるかと思います。

他人に自分のスケジュールを管理されるというのは、体験したことがないの

でわかりませんが、あまりにも多忙な予定をこなすためにはこのような手法

しかないのだろうと思います。

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　パソコンのスケジュール管理ソフトは限界がある
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パソコンにはスケジュール管理ソフトが付いていることが多いのですが、

個人的には、これらのソフトを使って便利だなあと思ったことはほとんど

ないんです。

Microsoft Officeの「Outlook」でメールをしている人は見かけますが、

スケジュール帳として使っている人はかなり少ないのではないでしょうか？

パソコンでスケジュール管理することが難しい理由は、

１．スケジュールを入力するのが面倒。

２．予定を確認するたびにパソコンを起動するのが面倒。

３．いつもパソコンの目の前にいるわけではない。

４．予定の変更があるたびに修正する手間が面倒。

５．停電や、バッテリーが切れると予定が見れなくなる。

ということだと思うのです。

つまり、入力に手間がかからず、いつでも見れて、いつも持ち歩けて、

修正が容易で、電気に頼っていないという道具が一番適しているという

ことになるわけです。

そうすると、やはり「メモ帳」が一番いい道具だと思うのです。

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　本当に便利なスケジュール管理とは
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恐らく、個人の予定だけを記すだけであれば、メモ帳に勝る道具はないと

思います。

しかし、一人ではなく、大勢で仕事をする場合や、社外の人と連携して

仕事をするような場合は、少し違ってくるように思うのです。

もし、電話をする前に、相手が暇な時間かどうかがわかれば、とても安心

して連絡がとれると思います。

電話をしたけど、携帯の通じない場所にいるなんてこともよくあることです。

前にテレビで見たことがあるのですが、仕事場にウェブカメラを置いて、

相手先の会社から見えるように画像を公開しているという会社がありました。

相手がいることを確認して電話することができるという安心感を外の会社に

与えることは、その会社にとってもプラスの面が大きいということでした。

ウェブカメラは極端ですが、

「道が混んでいるかどうか知りたい」

「電車がトラブルなく動いているか知りたい」

「会社の休日や、病院の診察時間を知りたい」

「飛行機の空席状況を知りたい」

など、自分の予定を組む段階で、まわりの状況をいち早く知って、確実な

スケジュールを立てるということを人は望んでいるのだと思うのです。

つまり、スケジュール管理は、自分のためというよりは、リアルタイムで

他人に公開することが、全体としてプラスになると考えた方がいいのです。

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　Microsoft Office Outlookと他のソフトとの連携
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Outlookというソフトは、他のソフトとの連携という部分に価値があるソフト

です。なぜ連携が可能かというと、ソフトの中身がデータベース構造に

なっているからです。（見た目にはそうは見えませんが）

特に、データをCSVファイルとしてエクスポートすることができることで

いろんなソフトへデータを移行することが容易に行えます。

最近では、携帯やスマートフォンなどとデータを同期することができる

ソフトもたくさんあります。

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　Googleカレンダーとの連携
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Outlookの場合、予定が作れるのは自分の予定だけで、人の予定と連携する

ようなものを構築する場合は、Microsoft Exchange Serverなどの設備を

必要とします。

そこで、

お金をかけずに、グループの予定が全員で見えるようにする方法として一番

有効な方法は、Googleカレンダーを使う方法です。

Googleカレンダーは、自分の予定表だけでなく、仕事の仲間の予定表なども

あわせて管理できるとても有能なカレンダーです。

さらに、Googleカレンダーはホームページに埋め込んだり、携帯端末で予定

を見たりすることもできます。

そして何よりも、Outlookからエクスポートされた予定表のCSVデータは、

Googleカレンダーにインポートが可能なのです。

つまり、

（１）一人一人がOutlookで自分の予定表をつくり、

（２）それをCSVファイルとしてエクスポートして、

（３）それをGoogleカレンダー上にインポートすれば、

（４）全員の予定の入ったカレンダーを作成でき、

（５）ホームページ上に公開したり、

（６）携帯で全員の予定を確認できたりするわけです。

Googleという会社は、新しい便利なツールを作っても大々的に宣伝しない

会社のようです。しかし、その中身はとても洗練されていて、使い方さえ

覚えれば、とても有用なツールになるものばかりです。

そういう意味でGoogleはパソコンがある程度できる人々を対象として

これらのツールを作成している会社だと思います。

Googleドキュメントなども、その利用価値は高いと思います。

ある程度パソコンができる人たちがいる会社であれば、これらツールを使う

ことで、社内、社外の有効なグループウェアの構築が可能だということです。

あなたの会社でも活用してみてはいかがでしょうか。