ExcelよりWordを使えるほうが、仕事が速くなる

エクセルよりワード

4月になって新入社員として会社に就職した人も多いと思います。

最近は、「働き方改革」というフレーズをよく聞くようになりましたが、その本質は、いかに効率的に仕事をするかということだと思います。

一方で、少しでも仕事が大変だと、「うちの会社はブラックで・・・」なんて言葉を発する人も増えているように感じます。

これらの問題を簡単に言えば、人手不足の中で、無理矢理、利益を確保しようとして、今までと同じように働き方を変えずに、従業員に無理難題を強いるというのがブラック企業ということになると思います。

しかし一方で、今までと同じ働き方でいいと考えている人も多いと思います。

今までやっていた方式を変えることが怖いという気持ちや、果たして自分の能力で短時間で同じ仕事をやり遂げることができるのだろうかという気持ちです。

 

1.効率化のための策とは?

仕事を効率化するというのは、いったいどういうことなのでしょうか?

「人手はない、でも大量の仕事を完璧にやらなければならない。」

これって単純に考えれば、無理ですよね。

そこで、コンピュータがどのように仕事をしているのかを考えてみましょう。

コンピュータは、1回1回、ハードディスクからアプリやデータを読み込んでいるように見えますが、実際には、一旦読み込んだアプリやデータは、メモリの中に蓄えることで、高速で読み込みや書き込みができるようにしています。

このため、1つのアプリを起動して仕事をした後、そのアプリを閉じてから、別のアプリを起動して仕事して、また、そのアプリを閉じて、別のアプリを起動して・・・というようなことは、コンピュータにとっては、かなり非効率なこととなります。

ですから、コンピュータは「マルチタスク」と呼ばれる機能を持ち、複数のアプリを同時に起動して、仕事を同時並行で行えるように工夫しています。

これを人に置き換えると、一つの仕事が終わってから、別の仕事をして、その仕事が終わってから、別の仕事をして・・・ということになると、これまたすごく非効率なことになってしまうのです。

つまり、人の場合であっても、同時並行で仕事をするということが、最も効率的なことになります。

もう一つ大切なことは、「あいまいな仕事は、頭の片隅に入れて、後にまわす」ということです。

無駄か、無駄ではないかは、実際にやってみないとわからないこともありますが、仕事の計画を立てる段階で、あいまいな状態のまま進むと、その後、その仕事は無駄な仕事になってしまうことがよくあります。

しかし、クリエイティブな仕事の場合は、おそらく「あいまい」が出発点になっていて、最初からわかっているようなことはほとんどありません。

つまり、「あいまい」は時間の流れの中で、少しづつ輪郭が見えてくるようなものなので、実際に手を動かさなくても、頭の片隅に入れておくだけで、次第に見えてくるようになり、正しい方向性とゴールがはっきりしてくると思います。

このような意味から、すぐに手を動かさなくても、頭の片隅で絶えず考えるようにしておくと、正しい判断ができるようになり、仕事を効率的にできるようになります。

 

2.なぜ、エクセルよりワードを使える方が、仕事が速いのか?

エクセルは、計算機能に関してはワードよりもはるかに優れたアプリです。

しかし、エクセルで仕事のレポートを作ったり、お客さんに渡す書類を作ったりすることは、非常に非効率なことです。

なぜなら、エクセルは印刷物を作るのがとても苦手なアプリだからです。

ワードをきちんと理解しておけば、印刷物になるような書類は、エクセルよりも数倍~数十倍の速度で作成することができます。

また、エクセルのデータやグラフは、実際にはレポートの中で必要なものもあれば、不要なものもあるはずです。それらすべてをレポートにすることはなく、その抜粋をレポートして報告することが通常です。

つまり、エクセルでデータ処理したものを、ワードに「コピー&貼り付け」しながら、同時並行でレポートを作成した方が、圧倒的に効率的なのです。

 

3.ワードを深く学べば、ビジネスが加速します。

最近は、パワーポイントでレポートや発表することも増えていますが、きちんとした書類を作る場合は、ワードが一番です。

ほとんどの方は、ワードは使ったことがあるけど、詳しくは知らないというレベルだと思います。

「ワードは文字を書くものでしょ」という最低レベルの理解の方は、とりあえず別にして、ある程度仕事で使っている方でも、ワードで書類を作るのにどうしても時間がかかってしまうと悩んでいる方は多いはずです。

ワードは、実のところ、正しくその機能を理解していないと、勘だけでは全く使えないアプリなのです。

反対に、エクセルは、ちょっと理解しただけで、何となく使えてしまう部分を持つアプリなのです。(実際には、すごく難しい部分もあるのですが)

そういう意味で、お仕事を日々がんばっている方には、ぜひワードをきちんと学んで、仕事の効率を上げていただきたいと思っています。

Windows10では、外国語のヒアリング練習ができます

ここ数年で、Windows10のパソコンはかなり普及してきていると思います。

Windows7やWindows8.1の時代にはなかった先進的な機能がWindows10のパソコンには、「こっそり」と標準で装備され、時代が追い付いてくるのを待っているようです。

その機能の1つが、「Edge」というブラウザです。

恐らく、「Edge」を使ってみての最初の印象は、「使いづらい」という一言だと思いますが、あまりにも「Internet Explorer」の時代が長かったWindowsユーザーにとっては、最初はなじめない代物には違いありません。

私自身もEdgeをこれまで使っていなかったのですが、最近になっていろいろと見直してみると、なかなか先進的な機能がちりばめられているブラウザだなあと再認識しているところです。

1.Edgeには、音声読み上げ機能がついている

ご存知の方もいるかもしれませんが、Edgeの右上にある「・・・」マークをクリックすると、その中に「音声で読み上げる」という機能があります。

通常のホームページを開いて、記事の中で読んでほしいところをマウスで選択してから、「音声で読み上げる」を実行すると、文字をきちんと読み上げてくれます。

さらに、音声のスピードや男性の声や女性の声などの音質も自由に変えられます。

ところが、言語の読み上げということで言えば、初期状態では日本語の読み上げしか対応していません。

日本語以外の外国語の読み上げに対応するためには、言語パックをインストールする必要があります。

 

2.言語パックのインストール方法

言語パックは、全世界に言葉をインストールできるのですが、言語の読み上げが可能な言語(地域別)は、以下の言語となります。

中国語 (中華人民共和国・香港特別行政区・台湾)、英語 (米国・英国)、フランス語 (フランス)、ドイツ語 (ドイツ)、イタリア語 (イタリア)、日本語 (日本)、韓国語 (韓国)、ポーランド語 (ポーランド)、ポルトガル語 (ブラジル)、ロシア語 (ロシア)、スペイン語 (メキシコ・スペイン)

言語パックのインストール方法は、スタートボタンから「設定」の画面を出して、「時刻と言語」をクリックして開きます。

Edgeでリスニング

次に、左側のメニューから「地域を言語」をクリックすると、言語の追加という「+」マークがありますので、そちらをクリックします。

Edgeでリスニング

言語の一覧がでてきますので、例えば「English 英語」をクリックすると、次は国別の英語を選択することができます。

英語の場合は、読み上げ機能が使えるのは、英国と米国の2つのみです。

こちらを選択すると、前の「地域と言語」の画面に戻ってきますが、これまでの日本語以外に、先ほど選択した言語が追加されているのがわかると思います。

その言語をクリックすると、「オプション」というボタンがあるので、クリックします。

Edgeでリスニング

次の画面に移ると、一番上に「言語パックのダウンロード」という文字があり、そのすぐ下に「ダウンロード」ボタンがありますので、これをクリックします。

インストール自体は、少し時間がかかりますので、しばらく待ってください。

インストールが終了したら、今度は、メニューから「音声認識」をクリックします。

音声認識の設定では、1つの言語しか選べませんので、日本語から別の言語に切り替えるという形で設定します。

「このデバイスで音声認識に使う言語を選ぶ」という文字の下にある選択から、1つの言語を選びます。

Edgeでリスニング

 

音声合成の下の音声では、その言語に対応する音声を選ぶ必要があります。

音声がどれだかわからない場合は、選んでから、「音声のプレビュー」をクリックすると、何語の音声かがわかると思います。

英語(米国)をインストールした場合は、David、George、Susan、Zira、Hazel、Markなどの音声を選択できます。

以上で、設定は終了です。

 

3.実際に英語の音声読み上げを試してみよう

まず、音声の読み上げができるのは、「Edge」のみですので、Edgeを起動します。

最初にEdgeを起動すると、一番上に検索欄があるページがでてきます。

そこで、検索欄に「msn」と入力して、検索してください。

検索結果の一番上に「MSN Japan – ニュース, 天気, メール・・・」と出てきますので、クリックします。

そうすると、日本のMSNのトップページが表示されてきます。

そこで、アメリカのMSNのページに行ってみましょう。

Edgeの画面を一番下までスクロールしてください。

一番下の部分に、「世界のMSN」という文字がありますので、こちらをクリックしてください。

Edgeでリスニング

そうすると、国名がでてきますので、北アメリカの中にある「United States (English)」をクリックしてみましょう。

そうすると、アメリカのMSNが表示されてきます。

このページの記事の1つをクリックして、読ませたい英語の文章をマウスで選択します。

Edgeでリスニング

それから、ウィンドウ右上にある「・・・」マークをクリックして、「音声で読み上げる」を選択します。

そうすると、上部に黒いバーが表れて、音声の読み上げが始まります。

この黒いバーの中に、一時停止ボタンや、人のマークのボタンがあります。

Edgeでリスニング

人のマークをクリックすると、音声の種類を変更できたり、読み上げ速度を変えられたりします。

 


ということで、英語の発音のリスニングができますので、これから英語リスニングを鍛えたい人は、チャレンジしてみてください。

中国語・韓国語・フランス語・ドイツ語・イタリア語・ポーランド語・ポルトガル語・ロシア語・スペイン語などもありますので、とてもありがたい機能です。


今後も、Edgeの隠された機能について、レポートする予定です。

町田・恩田川の桜をご紹介します(2018年春)

今年も、恩田川の桜が満開になってきています。

恩田川は、東京都町田市の中央を流れている小さな川なのですが、その川の両側には数キロに及び桜の木が植えられており、毎年多くの花見客が訪れる名所となっています。

JR横浜線の成瀬駅を降りて、駅前の道を右手方向に、町田市体育館に向かって5分~7分ほど歩くと、恩田川があります。

今年も3月末になって、恩田川の桜も満開になってきたようなので、今日はカメラ片手にお花見に行ってきました。

成瀬駅は、JR横浜線の駅です。まわりは閑静な住宅街があり、歩道の街路樹もよく整備されたとてもきれいな街になっています。

駅周辺にはカフェやレストランもあるので、お花見の後は、休憩や食事もできますので、ぜひこの時期に成瀬を訪れてみてはいかがでしょうか。

今年は3月末の週末に桜まつりが開かれますが、桜はすでに満開に近い状態になっていますので、今週前半が見ごろだと思います。

WordPress最強のプラグイン「Jetpack」を入れてみよう!

1.プラグインのインストールで気を付けることとは?

WordPressを使っていて困るのは、WordPressのバージョンが上がると、プラグインが対応しなくなったり、プラグインのインストールの画面で、「お使いのバージョンのWordPressではテストされていません」と出て、インストールするのを戸惑うことです。

実際には、「テストされていない」と出ても、人気度や更新日が2~3か月以内であれば、インストールしても問題なく使えることが多いようです。

しかし、あまりにも古いプラグインの場合には、WordPressに致命的な影響を与えることがあるので、注意してください。

特に、「プラグインおすすめ10個」などのようなサイトで紹介されているものでも、紹介された日付が古いものでは、新しいバージョンのWordPressには対応していないものも多いので、インストール時には十分に注意してください。

 

2.SEO対策や、SNS連携などの機能を持つ有料テンプレートや有料プラグインにも注意してください。

WordPressの有料テンプレートなどで、検索するとよく出てくるものもありますが、一般の人が使えないくらいの技術的に高度なものが多いようです。

販売しているページには、いいことばかり書いていますが、実際に使ってみると、HTMLのソースコードを直接変更する必要があったりして、困難を極めることが多いと思います。

また、有料プラグインについては、月契約や年契約で支払うものが多く、クレジッカードで支払うと、自動更新となってしまい、解約が難しいものも多いので、注意してください。

基本的に、有料テンプレートや有料プラグインを使う必要はほとんどなくて、WordPressは、SEO対策やSNS連携などの機能を無料のプラグインで補えるように作られています。

プラグインは、常に新しいものが出てきていますが、プラグインの人気度を見ながら、主流なものを入れて、使えるかどうかを試していくのが本筋だと思ってください。

 

3.Jetpackというプラグインは、他のプラグインとは全く異なるものです

jetpack

jetpackは、「Jetpack by WordPress.com」というプラグインです。

つまり、このプラグインは、WordPress.comが作っているものなのです。

「WordPress.com」を検索してみるとわかりますが、このサイトでは、無料でWordPressが作成できるというサイトなのです。

レンタルサーバーなどと契約して、WordPressをインストールして使うのが一般的だと思いますが、実は、WordPress.comに行けば、無料でWordPressを作成することができます。

ただし、無料コースの場合は、使えるテンプレートが少ないようです。

もちろん、有料コースを選べば、使えるテンプレートが増えますし、ドメインの割り当てなどもできるので便利なのですが、初心者の方は、無料で使って、WordPressに慣れるというのがいいと思います。

ちなみに、一般のWordPressとは、画面構成は異なりますが、統計情報などが最初から表示されており、わかりやすい画面構成となっています。

それでは、「Jetpackプラグイン」の機能を説明する前に、Jetpackプラグインの登録方法について簡単に説明したいと思います。

 

4.Jetpackプラグインの登録のしかた

通常のプラグインは、インストールして、有効化すればすぐに使えるというのが当たり前ですが、「Jetpack by WordPress.com」というプラグインをWordPressにインストールしただけでは、全く使えません。

必ず、以下の手順に従って、登録してください。

(1)まず、WordPress.comのサイトに行って、無料で登録して、1つのWordPressサイトを作成します。この時、WordPress.comではGoogle IDがそのまま使用できますので、Google IDで登録するようにしてください。

→ WordPress.comのサイトはこちら(日本のサイト)

(2)登録後、WordPressのサイトを1つ作成します。(内容はとりあえず何でもいいので、作成しておきます。無料でサイトを作成できます。)

(3)レンタルサーバーで運用しているWordPressに、「Jetpack by WordPress.com」のプラグインを導入します。

通常の方法で、新規プラグインとしてインストールしてください。

(4)「Jetpack by WordPress.com」を有効化すると、WordPress.comと連携するかどうかを聞かれますので、Google IDを入力して、連携を行います。

(5)連携の承認画面で、「承認する」ボタンを押すと、次に、「サイト連携が完了しました」という画面で、3つのコースが表示されます。

サイト連携

(6)ここでは、どのコースも有料ですので、一番下にある「無料プランでスタート」というボタンを押します。

(7)そうすると、Jetpackが有効化されて、使えるようになります。

 

5.Jetpackの特別な機能とは?

実は、Jetpackは、様々な機能を持つプラグインで、私自身もまだ全部は把握できていません。おそらく有料版はもっと機能があるのかもしれませんが、無料版でも十分な機能があると思います。

代表的で、すぐに使える機能としては、

(1)Jetpackを導入したWordPressのアクセス状況の統計情報がグラフで見えることです。

(2)Akismet Anti-Spamと連携して、スパム情報の詳細を教えてくれます。

(3)画像のギャラリーを様々な形で表示させる機能が自動で付属します。
※投稿ページから「メディアを追加」→「ギャラリーを作成」としていくとわかります。例として、私のデモサイトを見てください。

(4)記事情報をFacebookやTwitterに自動投稿することができます。

(5)WordPressへのログイン時に、通常のIDとパスワード以外に、Google IDでログインできるようになります。

(5)WordPressサイトを複数個運用されているような場合、それぞれのWordPressにログインして記事を投稿する必要があると思いますが、Jetpackを導入することで、WordPress.comの管理画面から、複数個のWordPressに対して記事を投稿することができるようになります。

 

6.Jetpackの問題点

どんなプラグインでも問題点はあります。Jetpackを導入した方でも、いろんな問題点に遭遇することはあると思います。

WordPressの場合、同じような機能を持つプラグインを複数個入れると、問題が生じることがあるようです。

WordPressを初めて作成される方は、JetPackを最初に入れて、それから他のプラグインを足していくようにするのがいいと思います。

とても多機能なJetpackですが、WordPress.comが作成しているということで、プラグインとしては、かなり完成度が高いものだと思われます。

まだ、導入されていないという方は、ぜひ導入して試してみてください。

今さらながら、MacにOffice2011を入れてみた

1.Office2011は手に入るのか?

以外と知られていないと思いますが、昔からのMacユーザーの人って、Office2011を未だに使っているんですよ。

Office365を契約すれば、最新のOfficeがMacにも入るんですが、永久版のOffice2011で十分と考えている人も多いのだと思います。

これまで、パソコン教室でレッスンしていて、Macパソコンの場合は、Office2011でもお教えしていたのですが、さすがに自分のMacには入れていませんでした。

今回、パソコン教室でお教えするため、すでにOffice2016をインストールしているMacに、追加でOffice2011を入れてみようと考えました。

実のところ、2年ほど前までは、Office365を契約すると、Macパソコンには、Office2016の他に、Office2011もインストールできた時期がありました。

ところが、このOffice2011の提供が、2016年9月22日で終わったみたいなのです。

ですから、現時点では、MacパソコンにOffice2011を入れるのはできないと考えていたのですが、よくよく調べてみると、まだOffice2011の提供をしているよ、と書いているサイトを見つけました。

Office365相談センターブログ「Office for Mac2011、インストールファイル提供終了」

こちらのサイトによれば、Office2011は、2017年10月10日までは提供しているということなのですが、実際に提供サイトのアドレスをクリックすると、なんとOffice2011がまだ手に入ることがわかりました。(現在は2018年3月16日なんですけど)

ここです

https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=273962

こちらをクリックすると、MicrosoftOffice2011.dmgというファイルがダウンロードされます。

こちらのサイトからもらってきたインストールファイルをインストールした後に、ライセンスキーなどを通常は聞かれると思うのですが、なんとOffice365のライセンスアカウント(Microsoftアカウントとパスワード)で使えるようになります。

今更、昔のOfficeを入れても・・・と考える方もいるかと思いますが、Office2011で作成したファイルをOffice2016に変換してしまうと、かなりレイアウトが変化してしまい、継承できないことも多いのです。

すでに、サポートは切れているOffice2011ですが、特に問題なく使えています。

 

2.Office2011を入れて気づいたこと

今回、Office2011を入れてから使っているのはWordだけなのですが、実のところWindowsのWordとは全く異なる画面をしています。

ただ、機能的にはOffice2010を踏襲しているので、機能が足りないということはなく、必死に探せばいろんな機能を見つけることができます。

その中でも、根本的な違いは、PDFの書き出し機能にありました。

通常、Windowsで用いるOffice2010、Office2013、Office2016などでは、PDFを作成した場合、ページ端まですべて書き出されるのが普通です。

Word2011においても、プリントから「PDFとして保存」という機能があるのですが、実際にPDFを作成してみると、ページのまわりに余白の部分が生じてしまいます。

これは、Word2011だからなのかと思い、MacにインストールしていたWord2016でも同じことを行ってみたら、なんとWord2016においても、PDFの作成において、ページのまわりに余白が生じてしまうことを発見しました。

つまり、この機能の違いはOfficeのバージョンではなくて、WindowsとMacの違いのようなのです。

 

3.MacでのPDFファイルの正しい作り方

Macの場合、このPDFの余白の問題を解決するためには、以下のような工夫が必要になります。

(1)ワードのファイルから「ページ設定」を出し、用紙サイズの中で、「カスタムサイズを管理」を選択します。

(2)「+」ボタンを押して新しいカスタムサイズの名前を入れます。

例としては、A4サイズであれば、「A4余白なし」という名前にします。

(3)用紙サイズとして、幅と高さをmm単位で入力します。

例としては、A4サイズであれば、幅210mm、高さ297mmと入力します。

(4)次に、プリントされない領域に、上下左右すべて、「0mm」とします。

(5)OKボタンを押します。

ここで、ページ設定のダイアログに戻ってきますが、ここでは用紙サイズとしては上で設定したサイズ(例:「A4余白なし」)として、OKボタンを押します。

とても不思議なのですが、用紙として「A4余白なし」であっても、ワードのページの中の余白は従来と同じように設定することができます。

この状態で、ファイルから「プリント」を選ぶと、プリントプレビューで、ページの端まで表示されていると思います。
(画像などをページ端に置くとよくわかります)

この状態から、「PDFとして保存」を選ぶことで、ページの端に余白のないPDFが作成されるようになります。

同じOffice365からインストールされたOffice2016であってもバージョンの違い以上に、Windows側のOfficeとMac側のOfficeでは異なる点が多数あります。

しかしながら、根本の部分では同じような機能があるはずなので、どこかに方法があるはずだと思いながら、探すことが大切です。