ExcelよりWordを使えるほうが、仕事が速くなる

エクセルよりワード

4月になって新入社員として会社に就職した人も多いと思います。

最近は、「働き方改革」というフレーズをよく聞くようになりましたが、その本質は、いかに効率的に仕事をするかということだと思います。

一方で、少しでも仕事が大変だと、「うちの会社はブラックで・・・」なんて言葉を発する人も増えているように感じます。

これらの問題を簡単に言えば、人手不足の中で、無理矢理、利益を確保しようとして、今までと同じように働き方を変えずに、従業員に無理難題を強いるというのがブラック企業ということになると思います。

しかし一方で、今までと同じ働き方でいいと考えている人も多いと思います。

今までやっていた方式を変えることが怖いという気持ちや、果たして自分の能力で短時間で同じ仕事をやり遂げることができるのだろうかという気持ちです。

 

1.効率化のための策とは?

仕事を効率化するというのは、いったいどういうことなのでしょうか?

「人手はない、でも大量の仕事を完璧にやらなければならない。」

これって単純に考えれば、無理ですよね。

そこで、コンピュータがどのように仕事をしているのかを考えてみましょう。

コンピュータは、1回1回、ハードディスクからアプリやデータを読み込んでいるように見えますが、実際には、一旦読み込んだアプリやデータは、メモリの中に蓄えることで、高速で読み込みや書き込みができるようにしています。

このため、1つのアプリを起動して仕事をした後、そのアプリを閉じてから、別のアプリを起動して仕事して、また、そのアプリを閉じて、別のアプリを起動して・・・というようなことは、コンピュータにとっては、かなり非効率なこととなります。

ですから、コンピュータは「マルチタスク」と呼ばれる機能を持ち、複数のアプリを同時に起動して、仕事を同時並行で行えるように工夫しています。

これを人に置き換えると、一つの仕事が終わってから、別の仕事をして、その仕事が終わってから、別の仕事をして・・・ということになると、これまたすごく非効率なことになってしまうのです。

つまり、人の場合であっても、同時並行で仕事をするということが、最も効率的なことになります。

もう一つ大切なことは、「あいまいな仕事は、頭の片隅に入れて、後にまわす」ということです。

無駄か、無駄ではないかは、実際にやってみないとわからないこともありますが、仕事の計画を立てる段階で、あいまいな状態のまま進むと、その後、その仕事は無駄な仕事になってしまうことがよくあります。

しかし、クリエイティブな仕事の場合は、おそらく「あいまい」が出発点になっていて、最初からわかっているようなことはほとんどありません。

つまり、「あいまい」は時間の流れの中で、少しづつ輪郭が見えてくるようなものなので、実際に手を動かさなくても、頭の片隅に入れておくだけで、次第に見えてくるようになり、正しい方向性とゴールがはっきりしてくると思います。

このような意味から、すぐに手を動かさなくても、頭の片隅で絶えず考えるようにしておくと、正しい判断ができるようになり、仕事を効率的にできるようになります。

 

2.なぜ、エクセルよりワードを使える方が、仕事が速いのか?

エクセルは、計算機能に関してはワードよりもはるかに優れたアプリです。

しかし、エクセルで仕事のレポートを作ったり、お客さんに渡す書類を作ったりすることは、非常に非効率なことです。

なぜなら、エクセルは印刷物を作るのがとても苦手なアプリだからです。

ワードをきちんと理解しておけば、印刷物になるような書類は、エクセルよりも数倍~数十倍の速度で作成することができます。

また、エクセルのデータやグラフは、実際にはレポートの中で必要なものもあれば、不要なものもあるはずです。それらすべてをレポートにすることはなく、その抜粋をレポートして報告することが通常です。

つまり、エクセルでデータ処理したものを、ワードに「コピー&貼り付け」しながら、同時並行でレポートを作成した方が、圧倒的に効率的なのです。

 

3.ワードを深く学べば、ビジネスが加速します。

最近は、パワーポイントでレポートや発表することも増えていますが、きちんとした書類を作る場合は、ワードが一番です。

ほとんどの方は、ワードは使ったことがあるけど、詳しくは知らないというレベルだと思います。

「ワードは文字を書くものでしょ」という最低レベルの理解の方は、とりあえず別にして、ある程度仕事で使っている方でも、ワードで書類を作るのにどうしても時間がかかってしまうと悩んでいる方は多いはずです。

ワードは、実のところ、正しくその機能を理解していないと、勘だけでは全く使えないアプリなのです。

反対に、エクセルは、ちょっと理解しただけで、何となく使えてしまう部分を持つアプリなのです。(実際には、すごく難しい部分もあるのですが)

そういう意味で、お仕事を日々がんばっている方には、ぜひワードをきちんと学んで、仕事の効率を上げていただきたいと思っています。