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Microsoft Outlookの正しいメール設定方法とは?

会社などでは、まだOutlookを使っている人は多いようですね。

昔からのメールの名残りなのか、メールと言えばOutlookと思っている人も多いようですが、個人的な意見を言えば、Outlookは古いタイプのメールソフトなので、できるだけ早く卒業したほうがいいと思います。

個人的には、Gmailが最も優れていると思いますが、ビジネスなどで使う場合は、G suiteというGoogleのメールやスケジュール管理のサービスがありますので、会社のメールシステムは、G suiteに移行していくのがベストな方法だと思います。

 

1.Microsoft Outlookが使いにくい原因は何か?

(1)新しいパソコンへのメールの移動が面倒である

Microsoft Outlookは、Microsoft Officeに含まれるメールソフトです。

メールアドレスを設定すると、そのメールアカウント設定に対応するデータファイルが、ユーザーのドキュメントフォルダの中の「Outlookファイル」という名前のフォルダ内に、pstファイルとして作成されます。

このpstファイルの中に、メールの受信トレイ、送信済みアイテム、削除済みアイテムなどに加えて、予定表のデータ、連絡先のアドレス帳、To Doデータなどが一括して保存されることになります。

ここでの問題点の1つは、メールアドレスの設定自体は、pstファイルには保存されていないという点です。

Outlookの場合、古いパソコンから新しいパソコンにメールの設定を移動させたいときに、メール設定をエクスポートする手段がありません。

つまり、ユーザーは、新規にメール設定を作成しなおす必要があり、この点が非常に面倒な作業となってしまいます。

もし、あなたが古いパソコンから、新しいパソコンにOutlookのメールを移動したいと考えたときは、以下の手順で作業を行う必要があります。

(1) 古いパソコンのメールデータをpstファイルとしてエクスポートする。
(2) 新しいパソコンで、Outlookのメールの設定を新規に行う。
(3) 設定したメールのデータファイルに対して、古いパソコンからのメールデータをインポートする。

本来であれば、古いパソコンのメール設定をエクスポートして、新しいパソコンにインポートできれば簡単なのですが、Outlookはメール設定をエクスポートする手段を持っていません。

このため、新しいパソコンでは全く新規にメールアドレス設定を行う必要があるのですが、この設定で躓くことが多いのです。

 

(2)pstファイルの巨大化によってファイルが壊れることがある

Outlookの最大の弱点がpstファイルの巨大化です。

何しろ、1つのpstファイルが、すべてのメールメッセージや添付ファイルなどを含んでいるため、ファイルが巨大化することでファイルにエラーが生じるとファイルが開けなくなり、メール自体が開かなくなるということもあります。

このため、Outlookを使う場合は、データが巨大化しないように、不要なメールを削除したり、フォルダの整理を定期的にするなどのメンテナンスが必要となります。

さらに、pstファイルが巨大化すると、メールの受信トレイを開くのに時間がかかったり、Outlookの動きが遅くなったりすることもあります。

さらに、ひどい現象になると、メールのメッセージが消えてゆくという怪奇現象なども生じることもあります。

 

(3)Outlookから送信するメールは、暗号化されていません

これは、昔からの問題なのですが、パソコン上のメールソフトから送信されるメールというのは、インターネット上で暗号化されているわけではありません。

簡単に言えば、ネット上で暗号化されないまま送られているということは、内容を盗み見られることがあるということです。

クラウド上でメール送信を行うWebメールが望ましいのは、送信されたメールは暗号化されているという点です。

 

2.Outlookの正しいメール設定方法

最新版のOutlook(2016もしくは365)において、メールの設定が失敗するケースが増えているようです。

この問題の原因は、Outlookのメール設定画面が簡略化されたことにあります。

通常メールアドレスの設定では、表示名、メールアドレス、アカウント名、パスワード、POPサーバー名とポート番号、SMTPサーバー名とポート番号というような情報で構成されています。

ところが、最新のOutlookをはじめて起動し、メールアドレスを設定する段階で、簡易画面での設定しかなく、詳細設定画面を表示できないようにしてしまっているのです。

outlook簡易設定

※上の図の「詳細オプション」を有効にしても、詳細画面は出てきません

このことにより、複雑なメール設定を持つメールでは、認証が通らず、メールの設定でつまづいてしまっているケースが増えているようです。

もし、Outlookでのメール設定に失敗することがあれば、以下の方法で設定してみてください。

 

<Outlookメールを詳細設定画面で設定する方法>

(1)コントロールパネルを開きます。(すぐに開けない方はコルタナの検索欄にコントロールパネルと入力したら出てきます)
次に、「ユーザーアカウント」をクリックしてください。

コントロールパネル

(2)「Mail(Microsoft Outlook 2016)(32ビット)」をクリックしてください。

Mail

(3)「電子メールアカウント」というボタンをクリックします。

メールの設定

(4)Outlookのアカウント設定の画面が出てきます。
ここで、メールアドレスを選択してから、「変更」をクリックしてください。
もし、新規にメールアドレスを設定したい場合は「新規」をクリックしてください。

outlookの詳細設定

(5)メールの詳細設定画面が開きますので、メールの詳細情報を入力してください。

Outlookメール設定

さらに、画面右下の「詳細設定」ボタンを押すことで、送信メールの認証の設定や、受信サーバーと送信サーバーのポートの設定などもできるようになります。

従来のOutlookでは、ファイルのアカウント設定から、メールアドレスを選択して、変更ボタンを押すと、上記の画面にすぐにアクセスすることができたのですが、新しいOutlookでは、上記の詳細設定画面が出てこなくなってしまいました。

このため、ちょっと遠回りにはなりますが、コントロールパネル経由でOutlookのメール設定をしなければならなくなっています。

 

マイクロソフトの怠慢なアップデートによりOutlookはさらに使いにくいソフトになってきていますので、できるだけ早くOutlookから離れて、クラウドのメールサービスに乗り換えることをお勧めします。

 

3.Outlookは3種類あることを知ってますか?

皆さんは、Outlookが3つもあることを知っているでしょうか?

Windows 10のパソコンには、「メール」というアプリが最初から用意されています。このアプリの「メール」は、以前はOutlookと呼んでいました。

もう1つは、クラウドメールとしての「Outlook」です。

Office Onlineにログインすると、無料で「Outlook」という名前のクラウドメールを使うことができます。マイクロソフトは、以前からのHotmailをこのOutlookに吸収して、運用しています。

このクライドタイプのOutlookはメールアドレスを最大20個まで持つことができるのですが、残念なことに、設定が難しいので使い勝手があまりよくありません。

このように、Microsoft OfficeのOutlookとは別に、マイクロソフトは、Outlookと呼ばれているメールを2つも作っているのです。

そして、とても残念なことに、これらのメールどうしは連携することが全くできていません。

全く独立に3つのOutlookを作って、一体全体どうしようとマイクロソフトは考えているのでしょうか?

 

(1)Microsoft Office OutlookとOffice Online Outlookの連携の可能性

今後のマイクロソフトに期待することは、Microsoft OfficeのOutlookとOffice OnlineのOutlookを同期してほしいということです。

もし、このような同期ができれば、ローカルのパソコンのOutlookのメールが、タブレットやスマホで見れるようになるわけで、クラウドとローカルの両方で使えるという画期的なメールとなります。

恐らくマイクロソフトも、クラウド上のShareサーバーなどの技術もあることですし、いずれはこのような形になっていくことが期待されます。

ただ、Googleの進歩の方が速いので、OutlookがGmailに勝てるかどうかは、難しいかもしれません。

 

(2)Windows10 のアプリのメールとOffice Online Outlookの融合の可能性

Windows 10に標準で用意されているアプリのメールについては、非常に使いにくいという声がよく聞かれますし、機能的に見ても貧弱なメールです。

むしろ、アプリのメールは、Office OnlineのOutlookと融合して、一体化したほうがいいのかもしれませんね。

個人的には、Office OnlineのOutlookを使いやすくしてもらえば、Gmailにも対抗できるようなメールになるのではと思っています。

マイクロソフトの今後のアップデートに期待しています。

プリペイド型クレジットカードmijica(ミヂカ)を知ってますか?

「mijica」と書いて、「ミヂカ」と読むことも不思議なのですが、このクレジットカードは、高齢化が進む日本にとって、とても画期的なクレジットカードなのです。

 

mijicaカード

 

1.mijicaカードは、ゆうちょ銀行が発行するプリペイド型クレジットカードです。

ほとんど広告やCMをしていないので、知らない人がほとんどだと思いますが、ゆうちゅ銀行は、かなり画期的なクレジットカードを発行しているのです。

 

(1)ゆうちょ銀行のキャッシュカードを持っている方であれば、誰でも申し込めます。

このカードは、満12歳以上の方で、ゆうちょ銀行のキャッシュカードを持っていれば、誰でも申し込めます。

一番の特徴は、申し込めば、審査もなく、カードが送られてくるという点です。

一般のクレジットカードでは、一定の収入があることや、年齢制限などがあり、特に高齢者の方が申し込んでも、審査が通らないというケースが多々あります。

ところが、このカードは、申し込めば必ず手にすることができるカードなのです。

 

(2)VISAカードとして、ネットやお店で使用できるクレジットカードです。

VISAカードとして使えるので、特にネット上での買い物や、通常のお店でも使えますし、日本だけでなく、世界中で使えるカードです。

 

(3)プリペイド型なので、使いすぎることがなく安全に使えるカードです。

mijicaカードは、ゆうちょのATMで、最大10万円までチャージすることができます。(残高上限は10万円です)

また、Web・スマホアプリで、ゆうちょ口座からチャージすることもできます。(今すぐチャージ)

さらに、ゆうちょ口座から毎月のご指定の日(1日、6日、11日、16日、21日、26日のいずれか)にチャージすることもできます。(指定日チャージ)

 

(4)すでにチャージしているカードから、現金の出金もできます。

通常のプリペイドカードであれば、一旦チャージした金額は、引き出すことができませんが、このmijicaカードでは、チャージした金額を再び出金もできてしまうプリペイド型カードなのです。

ただし、出金1回あたりの最大金額は5万円までで、出金手数料が54円(税込)かかります。

 

(5)mijicaカードを持っている相手に対して、会員サイトまたはスマホアプリから、送金ができます。

会員サイトやスマホアプリを使って、相手のカナ氏名とカード番号だけで、相手のカードに対して送金が可能です。

1回最大5万円までの送金が可能で、手数料は無料です。送金回数は、月10回までとなっています。

 

2.申し込みはいたって簡単、とても安心です。

このプリペイド型クレジットカードは、チャージされた金額以上の買い物はできません。

なので、使いすぎることもなく、安心して使えます。

特に、高齢者の方で、クレジットカードを使ったことがない方や、クレジットカードの審査になかなか通らないで困っている方、そして何よりも、クレジットカードが危ないと考えている方に、安心して取得して、使うことができるカードです。

ゆうちょ銀行のキャッシュカードさえ持っていれば、以下のサイトから簡単に申し込むことができます。

ゆうちょ銀行(プリペイドカード mijica)

上記ページに行って、「今すぐWebで申し込む」をクリックして、次のページでは「Web申し込み版「みじか」デザイン」の下にある「上記の券面を申し込む」をクリックします。

ここで、「mijicaお申込みの事前準備」という画面になりますが、ここで以外と先に進めない場合があるので、注意してください。

ブラウザソフトでの「ポップアップブロック」を解除しておかないと、次の画面には進めません。

「ポップアップブロック設定の解除方法」を必ず参照して、自分のパソコンやスマホの設定を一部変更してから、申し込みを行ってください。

申し込みが無事に終了すれば、1週間程度でカードが送られてきます。

 

3.こんな方に最適です

今回、このようなクレジットカードをご紹介した一番の理由は、一般的なクレジットカードは、60歳以下の就業している人に対して発行しているカードであって、それ以外の人は、審査で落とされてクレジットカードを手にすることができません。

よくテレビで、「楽天カード」や「Yahoo!カード」など、誰でも申し込めるように言っているカードもありますが、実際に申し込んでみると審査で落とされる方は、かなりいるようです。

もちろん、高齢者でも申し込めるカードもありますが、American Expressなどのカードは、年会費も高額で、使用する頻度が少ない方には負担が大きすぎます。

その点、ゆうちょ銀行のmijicaカードは、審査もなく、確実に手にすることができ、年会費は無料で使うことができます。

昨今のインターネット社会では、ネットでの契約やショッピングに、クレジットカードが必須であるサービスも増えていますので、より多くの方が安心して使えるクレジットカードとして、mijicaカードは最適だと思います。

クレジットカードは危ないと考えている方でも、suicaやpasmoなどのプリペイドカードは使っていると思います。

一般のプリペイドカードの延長線上にあって、プリペイド残高が10万円までというカードでありながら、VISAカードとして、インターネットや世界中の店舗で使えるという意味で、特徴のあるカードだといえます。

 

Windows10で共有フォルダ・共有プリンタがネットワークから見えない問題

これまで、Windowsパソコンにおいて、事務所内や、社内でのファルダ共有に関わる設定方法は、大きな変化はありませんでした。

ところが、Windows 10の最近のバージョンにおいて、ネットワーク画面を開いても、同じネットワーク上にあるはずのコンピュータのアイコンが、ネットワーク画面に現れてこないため、ネットワーク上の共有フォルダや共有プリンタを認識できないという問題が起こっているようです。

今回は、この問題について、記事を書いてみたいと思います。

 

1.ネットワーク接続には2つの種類が用意されています

はじめて、ネットワーク(有線・無線にかかわらず)に接続した場合、Windows 10では、「プライベートネットワーク」にするか、「パブリックネットワーク」にするかを尋ねられます。

プライベートネットワークというのは、家や会社などで、複数のパソコンがあるような場合、複数のパソコンどうしで、ファイルの共有やプリンタの共有を可能にするための接続方法です。

一方、パブリックネットワークというのは、空港や駅、カフェやホテルなど、公共の場所で、公共のネットワークに接続する場合に用いる接続方法で、ネットワーク上に自分のコンピュータがあることをまわりのコンピュータから探索されないようにして、ネットワークに接続する方法です。

最近では、無線LANでの接続が多くなっているため、たとえ屋内であっても、共有フォルダや共有プリンタが必要でない場合は、セキュリティのために、パブリックネットワーク接続で設定する方が増えているように思います。

 

2.最初にどちらのネットワーク接続にするかで運命が決まるようです

パソコンをセットアップする場合、初期設定の段階で、ネットワークへの接続が求められます。はじめて、有線もしくは無線のネットワークに接続すると、プライベートネットワークもしくはパブリックネットワークの種別を選択するようになっています。

私の経験から言うと、この段階で「プライベートネットワーク」を選択した場合、ネットワーク画面を開くと、ネットワーク上のコンピュータ探索を行い、ネットワーク上にあるすべてのコンピュータを表示することができるようになります。

一方、この段階で「パブリックネットワーク」を選択した場合、ネットワーク画面を開いてネットワーク上のコンピュータを探索したとしても、ネットワーク上のコンピュータは、表示されないという現象になってしまいます。

本来、パブリックネットワークは、自分のコンピュータは他のコンピュータから見えないようにする設定ですが、自分自身のコンピュータとネットワーク上でプライベートネットワークに設定している別のコンピュータは見えてくるのが普通です。

しかし、Windows 10の最新バージョンにおいては、セットアップ段階でパソコンをパブリックネットワークに設定すると、ネットワーク上のすべてのコンピュータを全く探索できなくなるようなのです。

ちなみに、セットアップ段階でパブリックネットワークで設定してしまうと、その後プライベートネットワークに変更しても、ネットワーク画面にネットワーク上のパソコンが表示されないという現象になってしまいます。

つまり、パソコンをセットアップする段階で、はじめて接続したネットワークに対して、どちらを選ぶかで運命が決まってしまうようなのです。

このような意味からいうと、パソコンセットアップ時には、プライベートネットワークを選択しておき、セットアップ終了後に、パブリックネットワークに変更するという手順を踏んだほうが、いいように思います。

 

3.ネットワーク画面でネットワーク上のコンピュータを表示させるための方法

プライベートネットワークにしても、ネットワーク画面にネットワーク上のにあるコンピュータが探索されないという場合は、以下のような方法で、本来の状態に復帰できます。

(A)SMB 1.0/CIFS ファイル共有のサポートを有効化する

この方法は以下の手順で行います。

  1. コントロールパネルを開き、「プログラム」をクリックします。
  2. 「プログラムと機能」をクリックします。
  3. 左側のメニューから「Windowsの機能の有効化または無効化」をクリックします。
  4. 一覧の中から「SMB 1.0/CIFS ファイル共有のサポート」にチェックします。

ファイル共有のサポート

※チェックしてOKボタンを押すと、パソコンの再起動を求められるので再起動してください。

(B)以下のWindowsの2つのサービスを「自動」に設定する。

・Function Discovery Provider Host
・Function Discovery Resource Publication

この方法は以下の手順で行います。

  1. スタートボタンをクリックして、スタートメニューから「Windows管理ツール」をクリックします。
  2. 「サービス」をクリックして起動します。
  3. Functionから始まる2つのサービスを見つけます。
  4. それぞれのサービスをダブルクリックして、スタートアップの種類を「自動」に設定して、OKボタンを押します。
  5. 最後に、パソコンを再起動します

サービスの設定変更

サービスを自動に設定

サービスを自動に設定

上記のような手順で、サービスの設定変更を行います。

この方法を実行することで、ネットワーク画面上に、ネットワーク上のコンピュータを表示できる機能が回復してきます。

 

4.フォルダ共有の設定方法

ネットワーク上でフォルダを共有したい場合は、単にプライベートネットワークに設定するだけではダメで、「共有フォルダの作成」と「共有の詳細設定」をきちんと行う必要があります。

(1)共有フォルダの作成(ネットワーク上に公開するフォルダの作成)

以下の手順で、ネットワーク上で自由に読み取りや書き込みができる共有フォルダが作成できます。

  1. 新しいフォルダを作成して、名前を付けます。
  2. そのフォルダを右クリックして、プロパティをクリックします。
  3. 「共有タブ」をクリックします。
  4. 「共有」ボタンを押します。
  5. ドロップダウンリストから「Everyone」を選択して追加ボタンを押します。
  6. アクセスの許可のレベルを「読み取り」から「読み取り/書き込み」に変更します。
  7. 一番下にある「共有」ボタンを押します。
  8. 「終了」ボタンを押します。
  9. プロパティの共有タブの画面に戻ってきたら、「詳細な共有」ボタンを押します。
  10. 「このフォルダを共有する」にチェックします。
  11. ここで、共有名はフォルダ名となっていますが、変更することも可能です。
  12. 次に、「アクセス許可」ボタンを押します。
  13. Everyoneを選択した状態で、許可の下にある3つのチェックボックスにチェックします。(フルコントロールを押せば全部チェックされます)
  14. OKボタンを押します。
  15. さらにOKボタンを押します。
  16. プロパティの画面になるので、閉じるボタンを押します。

以上で、共有フォルダの作成ができました。

(2)ネットワークの種類の確認

以下の手順で、上記で作成した共有フォルダを公開できるようにします。

  1. エクスプローラーを起動します。
  2. 左側のメニューにある「ネットワーク」を右クリックします。
  3. プロパティをクリックします。
  4. アクティブなネットワークの表示にあるネットワークの種類を確認します。
  5. ここで、「パブリックネットワーク」となっている場合は、(3)の方法で、プライベートネットワークに変更します。
  6. プライベートネットワークになっている場合は、(4)に行きます。

 

(3)プライベートネットワークへの変更

以下の手順で、パブリックネットワークをプライベートネットワークに変更します。

  1. スタートボタンを押して、設定マーク(歯車)をクリックします。
  2. ネットワークとインターネットをクリックします。
  3. 状態の画面で、「接続プロパティの変更」(青い文字)をクリックします。
  4. パブリックが選ばれていたら、プライベートの方に切り替えます。
  5. 画面を×で閉じます。(プライベートネットワークに変更されます)

 

(4)共有の詳細設定の変更

以下の手順で、共有の詳細設定を変更します。

  1. エクスプローラーを起動します。
  2. 左側のメニューにある「ネットワーク」を右クリックします。
  3. プロパティをクリックします。
  4. 左側にある「共有の詳細設定の変更」をクリックします。
  5. 表示された画面は、「プライベート」「ゲストまたはパブリック」「すべてのネットワーク」という3つのカテゴリから構成されています。
  6. プライベートの設定
    「ネットワーク探索を有効にする」に◎
    「ネットワークに接続されているデバイスの自動セットアップを有効にする」にチェック
    「ファイルとプリンタの共有を有効にする」にチェック
  7. すべてのネットワークの設定
    「パスワード保護共有」→パスワード保護共有を無効にする
  8. 一番下にある「変更の保存」をクリックします。

以上で、作成した共有フォルダは、ネットワーク上のどのコンピュータからも参照ができるようになり、読み取りや書き込みも可能になります。

もし、ネットワーク上の全体から参照されたくない場合は、最後のパスワード保護共有の部分を「パスワード保護共有を有効にする」に設定すると、相手のパソコンから共有フォルダにアクセスした時点で、共有フォルダの持ち主のパソコンのログインIDとパスワードを要求されるようになります。


以上、Windows 10におけるネットワーク探索の問題点の解決法と、ネットワーク上での共有フォルダの公開方法について書いてみました。

Windows 10では、セキュリティの向上がある反面、従来からあった機能を正常に使えなくなるような変更がWindows Updateを通じて行われており、かなりの問題といわざるを得ない状況にあります。

今後も、Windows Updateの動向に注意する必要があるようです。