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Microsoft Outlookの正しいメール設定方法とは?

会社などでは、まだOutlookを使っている人は多いようですね。

昔からのメールの名残りなのか、メールと言えばOutlookと思っている人も多いようですが、個人的な意見を言えば、Outlookは古いタイプのメールソフトなので、できるだけ早く卒業したほうがいいと思います。

個人的には、Gmailが最も優れていると思いますが、ビジネスなどで使う場合は、G suiteというGoogleのメールやスケジュール管理のサービスがありますので、会社のメールシステムは、G suiteに移行していくのがベストな方法だと思います。

 

1.Microsoft Outlookが使いにくい原因は何か?

(1)新しいパソコンへのメールの移動が面倒である

Microsoft Outlookは、Microsoft Officeに含まれるメールソフトです。

メールアドレスを設定すると、そのメールアカウント設定に対応するデータファイルが、ユーザーのドキュメントフォルダの中の「Outlookファイル」という名前のフォルダ内に、pstファイルとして作成されます。

このpstファイルの中に、メールの受信トレイ、送信済みアイテム、削除済みアイテムなどに加えて、予定表のデータ、連絡先のアドレス帳、To Doデータなどが一括して保存されることになります。

ここでの問題点の1つは、メールアドレスの設定自体は、pstファイルには保存されていないという点です。

Outlookの場合、古いパソコンから新しいパソコンにメールの設定を移動させたいときに、メール設定をエクスポートする手段がありません。

つまり、ユーザーは、新規にメール設定を作成しなおす必要があり、この点が非常に面倒な作業となってしまいます。

もし、あなたが古いパソコンから、新しいパソコンにOutlookのメールを移動したいと考えたときは、以下の手順で作業を行う必要があります。

(1) 古いパソコンのメールデータをpstファイルとしてエクスポートする。
(2) 新しいパソコンで、Outlookのメールの設定を新規に行う。
(3) 設定したメールのデータファイルに対して、古いパソコンからのメールデータをインポートする。

本来であれば、古いパソコンのメール設定をエクスポートして、新しいパソコンにインポートできれば簡単なのですが、Outlookはメール設定をエクスポートする手段を持っていません。

このため、新しいパソコンでは全く新規にメールアドレス設定を行う必要があるのですが、この設定で躓くことが多いのです。

 

(2)pstファイルの巨大化によってファイルが壊れることがある

Outlookの最大の弱点がpstファイルの巨大化です。

何しろ、1つのpstファイルが、すべてのメールメッセージや添付ファイルなどを含んでいるため、ファイルが巨大化することでファイルにエラーが生じるとファイルが開けなくなり、メール自体が開かなくなるということもあります。

このため、Outlookを使う場合は、データが巨大化しないように、不要なメールを削除したり、フォルダの整理を定期的にするなどのメンテナンスが必要となります。

さらに、pstファイルが巨大化すると、メールの受信トレイを開くのに時間がかかったり、Outlookの動きが遅くなったりすることもあります。

さらに、ひどい現象になると、メールのメッセージが消えてゆくという怪奇現象なども生じることもあります。

 

(3)Outlookから送信するメールは、暗号化されていません

これは、昔からの問題なのですが、パソコン上のメールソフトから送信されるメールというのは、インターネット上で暗号化されているわけではありません。

簡単に言えば、ネット上で暗号化されないまま送られているということは、内容を盗み見られることがあるということです。

クラウド上でメール送信を行うWebメールが望ましいのは、送信されたメールは暗号化されているという点です。

 

2.Outlookの正しいメール設定方法

最新版のOutlook(2016もしくは365)において、メールの設定が失敗するケースが増えているようです。

この問題の原因は、Outlookのメール設定画面が簡略化されたことにあります。

通常メールアドレスの設定では、表示名、メールアドレス、アカウント名、パスワード、POPサーバー名とポート番号、SMTPサーバー名とポート番号というような情報で構成されています。

ところが、最新のOutlookをはじめて起動し、メールアドレスを設定する段階で、簡易画面での設定しかなく、詳細設定画面を表示できないようにしてしまっているのです。

outlook簡易設定

※上の図の「詳細オプション」を有効にしても、詳細画面は出てきません

このことにより、複雑なメール設定を持つメールでは、認証が通らず、メールの設定でつまづいてしまっているケースが増えているようです。

もし、Outlookでのメール設定に失敗することがあれば、以下の方法で設定してみてください。

 

<Outlookメールを詳細設定画面で設定する方法>

(1)コントロールパネルを開きます。(すぐに開けない方はコルタナの検索欄にコントロールパネルと入力したら出てきます)
次に、「ユーザーアカウント」をクリックしてください。

コントロールパネル

(2)「Mail(Microsoft Outlook 2016)(32ビット)」をクリックしてください。

Mail

(3)「電子メールアカウント」というボタンをクリックします。

メールの設定

(4)Outlookのアカウント設定の画面が出てきます。
ここで、メールアドレスを選択してから、「変更」をクリックしてください。
もし、新規にメールアドレスを設定したい場合は「新規」をクリックしてください。

outlookの詳細設定

(5)メールの詳細設定画面が開きますので、メールの詳細情報を入力してください。

Outlookメール設定

さらに、画面右下の「詳細設定」ボタンを押すことで、送信メールの認証の設定や、受信サーバーと送信サーバーのポートの設定などもできるようになります。

従来のOutlookでは、ファイルのアカウント設定から、メールアドレスを選択して、変更ボタンを押すと、上記の画面にすぐにアクセスすることができたのですが、新しいOutlookでは、上記の詳細設定画面が出てこなくなってしまいました。

このため、ちょっと遠回りにはなりますが、コントロールパネル経由でOutlookのメール設定をしなければならなくなっています。

 

マイクロソフトの怠慢なアップデートによりOutlookはさらに使いにくいソフトになってきていますので、できるだけ早くOutlookから離れて、クラウドのメールサービスに乗り換えることをお勧めします。

 

3.Outlookは3種類あることを知ってますか?

皆さんは、Outlookが3つもあることを知っているでしょうか?

Windows 10のパソコンには、「メール」というアプリが最初から用意されています。このアプリの「メール」は、以前はOutlookと呼んでいました。

もう1つは、クラウドメールとしての「Outlook」です。

Office Onlineにログインすると、無料で「Outlook」という名前のクラウドメールを使うことができます。マイクロソフトは、以前からのHotmailをこのOutlookに吸収して、運用しています。

このクライドタイプのOutlookはメールアドレスを最大20個まで持つことができるのですが、残念なことに、設定が難しいので使い勝手があまりよくありません。

このように、Microsoft OfficeのOutlookとは別に、マイクロソフトは、Outlookと呼ばれているメールを2つも作っているのです。

そして、とても残念なことに、これらのメールどうしは連携することが全くできていません。

全く独立に3つのOutlookを作って、一体全体どうしようとマイクロソフトは考えているのでしょうか?

 

(1)Microsoft Office OutlookとOffice Online Outlookの連携の可能性

今後のマイクロソフトに期待することは、Microsoft OfficeのOutlookとOffice OnlineのOutlookを同期してほしいということです。

もし、このような同期ができれば、ローカルのパソコンのOutlookのメールが、タブレットやスマホで見れるようになるわけで、クラウドとローカルの両方で使えるという画期的なメールとなります。

恐らくマイクロソフトも、クラウド上のShareサーバーなどの技術もあることですし、いずれはこのような形になっていくことが期待されます。

ただ、Googleの進歩の方が速いので、OutlookがGmailに勝てるかどうかは、難しいかもしれません。

 

(2)Windows10 のアプリのメールとOffice Online Outlookの融合の可能性

Windows 10に標準で用意されているアプリのメールについては、非常に使いにくいという声がよく聞かれますし、機能的に見ても貧弱なメールです。

むしろ、アプリのメールは、Office OnlineのOutlookと融合して、一体化したほうがいいのかもしれませんね。

個人的には、Office OnlineのOutlookを使いやすくしてもらえば、Gmailにも対抗できるようなメールになるのではと思っています。

マイクロソフトの今後のアップデートに期待しています。

Windows10で共有フォルダ・共有プリンタがネットワークから見えない問題

これまで、Windowsパソコンにおいて、事務所内や、社内でのファルダ共有に関わる設定方法は、大きな変化はありませんでした。

ところが、Windows 10の最近のバージョンにおいて、ネットワーク画面を開いても、同じネットワーク上にあるはずのコンピュータのアイコンが、ネットワーク画面に現れてこないため、ネットワーク上の共有フォルダや共有プリンタを認識できないという問題が起こっているようです。

今回は、この問題について、記事を書いてみたいと思います。

 

1.ネットワーク接続には2つの種類が用意されています

はじめて、ネットワーク(有線・無線にかかわらず)に接続した場合、Windows 10では、「プライベートネットワーク」にするか、「パブリックネットワーク」にするかを尋ねられます。

プライベートネットワークというのは、家や会社などで、複数のパソコンがあるような場合、複数のパソコンどうしで、ファイルの共有やプリンタの共有を可能にするための接続方法です。

一方、パブリックネットワークというのは、空港や駅、カフェやホテルなど、公共の場所で、公共のネットワークに接続する場合に用いる接続方法で、ネットワーク上に自分のコンピュータがあることをまわりのコンピュータから探索されないようにして、ネットワークに接続する方法です。

最近では、無線LANでの接続が多くなっているため、たとえ屋内であっても、共有フォルダや共有プリンタが必要でない場合は、セキュリティのために、パブリックネットワーク接続で設定する方が増えているように思います。

 

2.最初にどちらのネットワーク接続にするかで運命が決まるようです

パソコンをセットアップする場合、初期設定の段階で、ネットワークへの接続が求められます。はじめて、有線もしくは無線のネットワークに接続すると、プライベートネットワークもしくはパブリックネットワークの種別を選択するようになっています。

私の経験から言うと、この段階で「プライベートネットワーク」を選択した場合、ネットワーク画面を開くと、ネットワーク上のコンピュータ探索を行い、ネットワーク上にあるすべてのコンピュータを表示することができるようになります。

一方、この段階で「パブリックネットワーク」を選択した場合、ネットワーク画面を開いてネットワーク上のコンピュータを探索したとしても、ネットワーク上のコンピュータは、表示されないという現象になってしまいます。

本来、パブリックネットワークは、自分のコンピュータは他のコンピュータから見えないようにする設定ですが、自分自身のコンピュータとネットワーク上でプライベートネットワークに設定している別のコンピュータは見えてくるのが普通です。

しかし、Windows 10の最新バージョンにおいては、セットアップ段階でパソコンをパブリックネットワークに設定すると、ネットワーク上のすべてのコンピュータを全く探索できなくなるようなのです。

ちなみに、セットアップ段階でパブリックネットワークで設定してしまうと、その後プライベートネットワークに変更しても、ネットワーク画面にネットワーク上のパソコンが表示されないという現象になってしまいます。

つまり、パソコンをセットアップする段階で、はじめて接続したネットワークに対して、どちらを選ぶかで運命が決まってしまうようなのです。

このような意味からいうと、パソコンセットアップ時には、プライベートネットワークを選択しておき、セットアップ終了後に、パブリックネットワークに変更するという手順を踏んだほうが、いいように思います。

 

3.ネットワーク画面でネットワーク上のコンピュータを表示させるための方法

プライベートネットワークにしても、ネットワーク画面にネットワーク上のにあるコンピュータが探索されないという場合は、以下のような方法で、本来の状態に復帰できます。

(A)SMB 1.0/CIFS ファイル共有のサポートを有効化する

この方法は以下の手順で行います。

  1. コントロールパネルを開き、「プログラム」をクリックします。
  2. 「プログラムと機能」をクリックします。
  3. 左側のメニューから「Windowsの機能の有効化または無効化」をクリックします。
  4. 一覧の中から「SMB 1.0/CIFS ファイル共有のサポート」にチェックします。

ファイル共有のサポート

※チェックしてOKボタンを押すと、パソコンの再起動を求められるので再起動してください。

(B)以下のWindowsの2つのサービスを「自動」に設定する。

・Function Discovery Provider Host
・Function Discovery Resource Publication

この方法は以下の手順で行います。

  1. スタートボタンをクリックして、スタートメニューから「Windows管理ツール」をクリックします。
  2. 「サービス」をクリックして起動します。
  3. Functionから始まる2つのサービスを見つけます。
  4. それぞれのサービスをダブルクリックして、スタートアップの種類を「自動」に設定して、OKボタンを押します。
  5. 最後に、パソコンを再起動します

サービスの設定変更

サービスを自動に設定

サービスを自動に設定

上記のような手順で、サービスの設定変更を行います。

この方法を実行することで、ネットワーク画面上に、ネットワーク上のコンピュータを表示できる機能が回復してきます。

 

4.フォルダ共有の設定方法

ネットワーク上でフォルダを共有したい場合は、単にプライベートネットワークに設定するだけではダメで、「共有フォルダの作成」と「共有の詳細設定」をきちんと行う必要があります。

(1)共有フォルダの作成(ネットワーク上に公開するフォルダの作成)

以下の手順で、ネットワーク上で自由に読み取りや書き込みができる共有フォルダが作成できます。

  1. 新しいフォルダを作成して、名前を付けます。
  2. そのフォルダを右クリックして、プロパティをクリックします。
  3. 「共有タブ」をクリックします。
  4. 「共有」ボタンを押します。
  5. ドロップダウンリストから「Everyone」を選択して追加ボタンを押します。
  6. アクセスの許可のレベルを「読み取り」から「読み取り/書き込み」に変更します。
  7. 一番下にある「共有」ボタンを押します。
  8. 「終了」ボタンを押します。
  9. プロパティの共有タブの画面に戻ってきたら、「詳細な共有」ボタンを押します。
  10. 「このフォルダを共有する」にチェックします。
  11. ここで、共有名はフォルダ名となっていますが、変更することも可能です。
  12. 次に、「アクセス許可」ボタンを押します。
  13. Everyoneを選択した状態で、許可の下にある3つのチェックボックスにチェックします。(フルコントロールを押せば全部チェックされます)
  14. OKボタンを押します。
  15. さらにOKボタンを押します。
  16. プロパティの画面になるので、閉じるボタンを押します。

以上で、共有フォルダの作成ができました。

(2)ネットワークの種類の確認

以下の手順で、上記で作成した共有フォルダを公開できるようにします。

  1. エクスプローラーを起動します。
  2. 左側のメニューにある「ネットワーク」を右クリックします。
  3. プロパティをクリックします。
  4. アクティブなネットワークの表示にあるネットワークの種類を確認します。
  5. ここで、「パブリックネットワーク」となっている場合は、(3)の方法で、プライベートネットワークに変更します。
  6. プライベートネットワークになっている場合は、(4)に行きます。

 

(3)プライベートネットワークへの変更

以下の手順で、パブリックネットワークをプライベートネットワークに変更します。

  1. スタートボタンを押して、設定マーク(歯車)をクリックします。
  2. ネットワークとインターネットをクリックします。
  3. 状態の画面で、「接続プロパティの変更」(青い文字)をクリックします。
  4. パブリックが選ばれていたら、プライベートの方に切り替えます。
  5. 画面を×で閉じます。(プライベートネットワークに変更されます)

 

(4)共有の詳細設定の変更

以下の手順で、共有の詳細設定を変更します。

  1. エクスプローラーを起動します。
  2. 左側のメニューにある「ネットワーク」を右クリックします。
  3. プロパティをクリックします。
  4. 左側にある「共有の詳細設定の変更」をクリックします。
  5. 表示された画面は、「プライベート」「ゲストまたはパブリック」「すべてのネットワーク」という3つのカテゴリから構成されています。
  6. プライベートの設定
    「ネットワーク探索を有効にする」に◎
    「ネットワークに接続されているデバイスの自動セットアップを有効にする」にチェック
    「ファイルとプリンタの共有を有効にする」にチェック
  7. すべてのネットワークの設定
    「パスワード保護共有」→パスワード保護共有を無効にする
  8. 一番下にある「変更の保存」をクリックします。

以上で、作成した共有フォルダは、ネットワーク上のどのコンピュータからも参照ができるようになり、読み取りや書き込みも可能になります。

もし、ネットワーク上の全体から参照されたくない場合は、最後のパスワード保護共有の部分を「パスワード保護共有を有効にする」に設定すると、相手のパソコンから共有フォルダにアクセスした時点で、共有フォルダの持ち主のパソコンのログインIDとパスワードを要求されるようになります。


以上、Windows 10におけるネットワーク探索の問題点の解決法と、ネットワーク上での共有フォルダの公開方法について書いてみました。

Windows 10では、セキュリティの向上がある反面、従来からあった機能を正常に使えなくなるような変更がWindows Updateを通じて行われており、かなりの問題といわざるを得ない状況にあります。

今後も、Windows Updateの動向に注意する必要があるようです。

いつの間にかインストールされてしまうアプリに注意して!

1.それはお天気アプリだった

それは、この春にWindows 10の大きなアップデートが来た頃と時を同じくして、パソコンの画面の右下角に、お天気マークが出てくるようになりました。

これをクリックすると、画面の右下に小さなウィンドウが表示され、地域のお天気が気軽に確認できるというものでした。

新しいWindows 10のバージョンは、お天気を知らせてくれるようになったんだ~と勝手に思っていたのですが、これが実は怪しいアプリでした。

今月になって、パソコンを起動すると、以下のような画面が出てくるようになったんです。

hao123

皆さんは、「Hao123」というものをご存知でしょうか?

このHao123というのは、Baido(中国の会社)が運営する検索サイトで、その昔はこのサイトがインターネットエクスプローラーを乗っ取って、いろんなアドウェアやウイルスなどが、知らないうちに入っているという疑惑付きのサイトです。

このようなダイアログが出てくるというのは、すでにBaido関連のアプリが入り込んでいるのではと思い調べてみました。

ネットで検索してみると、「Baido IME」もしくは「The Desktop Weather」という2つのアプリが入っているとこのようなダイアログが表示されるようでした。

今回、ウイルス対策ソフトには引っかかってこなかったので、通常のアプリということでインストールされたようです。

そこで、コントロールパネルのプログラムのアンインストールの画面を出してみたところ、「The Desktop Weather」というアプリがインストールされていることを発見しました。

The_Deskyop_Weather

私自身としては、インストールした記憶がないのですが、ネットで調べてみるとフリーソフトなどをインストールした時に、こっそりと入ってくるケースが多いということでした。

ということで、早速アンインストールをしたのですが、結構しぶといアプリでアンインストールがなかなか複雑だったので、ブログに書いておくことにします。

 

2.The Desktop Weatherのアンインストール

まず、上記のコントロールパネルの中の「The Desktop Weather」の表示を右クリックしてアンインストールを実行すると次のような画面がでてきます。

The_Deskyop_Weatherのアンインストール

なんだこれは?と思うかもしれませんが、一番下にある「アンインストールするには」をクリックします。

The_Deskyop_Weatherのアンインストール

「アンインストールするには」をクリックすると、「利用します」と「アンインストール」の2つの選択肢が表れるので、ここで「アンインストール」をクリックします。

The_Deskyop_Weatherのアンインストール

「The Desktop Weatherをアンインストールしてもよろしいでしょうか」という画面が出てきますが、ここでも注意が必要です。

「設定しているデータを削除しない(推奨)」という部分にチェックが入っている状態では完全に削除されませんので、まずはこの部分のチェックを外します。

The_Deskyop_Weatherのアンインストール

チェックを外したら、「アンインストール」ボタンをクリックします。

The_Deskyop_Weatherのアンインストール

しばらく経って、「アンインストールが完了しました」の画面になりますので、ここで「閉じる」ボタンをクリックします。

The_Deskyop_Weatherのアンインストール

そして、最後に、自動でインターネットが起動して、上のような画面がでてきて、アンケートを要求されますが、これに答える必要はないので、ブラウザの閉じるボタンを押して画面を消してください。

以上が、「The Desktop Weather」のアンインストール方法です。

 

3.ウイルス対策ソフトが入っていても、勝手にインストールされるプログラムがあります。

以外と知られていませんが、ウイルス対策ソフトを入れていても、危険なプログラム(危険なソフトウェア)は、知らないうちに入ってくることがあります。

通常、Windows自体には、管理者でなければ外部からのプログラムをインストールすることができないというアカウント制御という機能が備わっています。

この機能は、プログラムのインストール時に、画面全体が黒くなって「インストールを許可しますか?」というダイアログを出すものです。

ところが、このような許可を得ないままインストールされるプログラムもあり、いつの間にか画面上に出現してきたという場合には注意が必要です。

もちろん、ウイルスを含んでいるプログラムであれば、ウイルス対策ソフトで防御されインストールが拒否されるのですが、ウイルスを含んでいない場合は、すり抜けて入ってくる場合があります。

また、安全なフリーソフトなどをインストールするような場合であっても、ダウンロード先によっては、このような怪しいプログラムをこっそりとインストールさせるような仕組みを持っている場合があり、十分に注意が必要です。

特に、体験版のソフトウェア、フリーソフトウェアなどをインストールする場合に、目的のプログラムとは関係ない、オプション的なプログラムをインストールしないことが大切です。

 

4.セキュリティーやトラブルの修復を語った怪しいプログラムがあります。

先日、あるお客さんから、以下のような相談がありました。

「パソコンが危ないので今すぐスキャンしてください」というような画面が出てくるというものです。

このような、「偽セキュリティソフト」や「偽メンテナンスソフト」は、本人はインストールした記憶がないのに、ネットを見ているだけでいつの間にかパソコンの中にインストールされていることがあるのです。

このような怪しい画面が出てきた時に確認することは、その画面の中にソフト名や会社名が書いているところをよくみて、その名前を書き記して、それをネットで調べることです。

だいたいにおいて、ソフト名を検索すると、すぐに削除方法などが検索される場合は、怪しいソフトだと考えて間違いありません。

これらの怪しいソフトの数はどんどん増えており、特に最近は手の込んだものが多いので、だまされやすいと思います。

そのような画面が出た場合は、画面を閉じて何もしないことが大切ですが、最終的には、入っている怪しいソフトをアンインストールしない限りは、永遠に出てきますので、必ず何らなの形で対処する必要があります。

それと、とても大切なことは、自分のパソコンに入っているウイルス対策ソフトの名前をしっかりと覚えておいて、そのウイルス対策ソフト以外のソフトであれば、怪しいと考えることです。

また、Windows OS自体がセキュリティのために何かのダイアログやお知らせを表示するようなこともありますが、危険をあおるような表現はしてこないので、その点で区別できるように思います。

いずれにせよ。パソコンを安全に使うためには、避けては通れない問題なので、ある程度の知識と、対処方法を知っておくことが大切です。

今さらながら、MacにOffice2011を入れてみた

1.Office2011は手に入るのか?

以外と知られていないと思いますが、昔からのMacユーザーの人って、Office2011を未だに使っているんですよ。

Office365を契約すれば、最新のOfficeがMacにも入るんですが、永久版のOffice2011で十分と考えている人も多いのだと思います。

これまで、パソコン教室でレッスンしていて、Macパソコンの場合は、Office2011でもお教えしていたのですが、さすがに自分のMacには入れていませんでした。

今回、パソコン教室でお教えするため、すでにOffice2016をインストールしているMacに、追加でOffice2011を入れてみようと考えました。

実のところ、2年ほど前までは、Office365を契約すると、Macパソコンには、Office2016の他に、Office2011もインストールできた時期がありました。

ところが、このOffice2011の提供が、2016年9月22日で終わったみたいなのです。

ですから、現時点では、MacパソコンにOffice2011を入れるのはできないと考えていたのですが、よくよく調べてみると、まだOffice2011の提供をしているよ、と書いているサイトを見つけました。

Office365相談センターブログ「Office for Mac2011、インストールファイル提供終了」

こちらのサイトによれば、Office2011は、2017年10月10日までは提供しているということなのですが、実際に提供サイトのアドレスをクリックすると、なんとOffice2011がまだ手に入ることがわかりました。(現在は2018年3月16日なんですけど)

ここです

https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=273962

こちらをクリックすると、MicrosoftOffice2011.dmgというファイルがダウンロードされます。

こちらのサイトからもらってきたインストールファイルをインストールした後に、ライセンスキーなどを通常は聞かれると思うのですが、なんとOffice365のライセンスアカウント(Microsoftアカウントとパスワード)で使えるようになります。

今更、昔のOfficeを入れても・・・と考える方もいるかと思いますが、Office2011で作成したファイルをOffice2016に変換してしまうと、かなりレイアウトが変化してしまい、継承できないことも多いのです。

すでに、サポートは切れているOffice2011ですが、特に問題なく使えています。

 

2.Office2011を入れて気づいたこと

今回、Office2011を入れてから使っているのはWordだけなのですが、実のところWindowsのWordとは全く異なる画面をしています。

ただ、機能的にはOffice2010を踏襲しているので、機能が足りないということはなく、必死に探せばいろんな機能を見つけることができます。

その中でも、根本的な違いは、PDFの書き出し機能にありました。

通常、Windowsで用いるOffice2010、Office2013、Office2016などでは、PDFを作成した場合、ページ端まですべて書き出されるのが普通です。

Word2011においても、プリントから「PDFとして保存」という機能があるのですが、実際にPDFを作成してみると、ページのまわりに余白の部分が生じてしまいます。

これは、Word2011だからなのかと思い、MacにインストールしていたWord2016でも同じことを行ってみたら、なんとWord2016においても、PDFの作成において、ページのまわりに余白が生じてしまうことを発見しました。

つまり、この機能の違いはOfficeのバージョンではなくて、WindowsとMacの違いのようなのです。

 

3.MacでのPDFファイルの正しい作り方

Macの場合、このPDFの余白の問題を解決するためには、以下のような工夫が必要になります。

(1)ワードのファイルから「ページ設定」を出し、用紙サイズの中で、「カスタムサイズを管理」を選択します。

(2)「+」ボタンを押して新しいカスタムサイズの名前を入れます。

例としては、A4サイズであれば、「A4余白なし」という名前にします。

(3)用紙サイズとして、幅と高さをmm単位で入力します。

例としては、A4サイズであれば、幅210mm、高さ297mmと入力します。

(4)次に、プリントされない領域に、上下左右すべて、「0mm」とします。

(5)OKボタンを押します。

ここで、ページ設定のダイアログに戻ってきますが、ここでは用紙サイズとしては上で設定したサイズ(例:「A4余白なし」)として、OKボタンを押します。

とても不思議なのですが、用紙として「A4余白なし」であっても、ワードのページの中の余白は従来と同じように設定することができます。

この状態で、ファイルから「プリント」を選ぶと、プリントプレビューで、ページの端まで表示されていると思います。
(画像などをページ端に置くとよくわかります)

この状態から、「PDFとして保存」を選ぶことで、ページの端に余白のないPDFが作成されるようになります。

同じOffice365からインストールされたOffice2016であってもバージョンの違い以上に、Windows側のOfficeとMac側のOfficeでは異なる点が多数あります。

しかしながら、根本の部分では同じような機能があるはずなので、どこかに方法があるはずだと思いながら、探すことが大切です。

Windows10でスタートボタンが反応しなくなる原因を解明

先日、いつも使っているWindows10のパソコンで、突然スタートボタンが全く反応しなくなるというトラブルに遭遇しました。

この種のトラブルは、だいぶん前からWindows10で報告されているトラブルなのですが、とても分かりにくいトラブルの一つだと思います。

今回、スタートボタンの反応が全くなくなったのは、パソコンを起動してすぐではなくて、通常どおり使用している最中に突然起こってきました。

また、スタートボタンだけではなくて、タスクマネージャを起動しても、画面上に画面が全く出てこないことや、スタートボタンの右にあるCortanaまでも全く反応しない状態になりました。

1.トラブルの原因はウイルスではない。

最初、このようなトラブルで最初に疑うのはウイルス感染ですが、ウイルス対策ソフトでスキャンしてみても、全くウイルスらしきものは発見されませんでした。

2.ハードディスクのエラーでもない。

次に疑ったのは、エラーによるものかもしれないということです。

そこで、ハードディスクのエラーチェックやディスクのクリーンアップなどを行いましたが、全く症状はよくなりませんでした。

3.ウイルス対策ソフトとの競合の問題でもない。

ウイルス対策ソフトとOSとの間での何らかの競合が起きたのでは、ということも考えて、ウイルス対策ソフトをアンインストールしてみました。

ウイルス対策ソフトをアンインストールしても、症状は全く改善されませんでした。

4.システムの復元の画面を表示できない。

こうなったら、システムの復元をしてみようと考えました。コントロールパネルは起動しましたが、システムの復元の画面まで行こうとすると、パソコンが動かなくなり、待機状態となりました。

5.終了も再起動も、正常にできない。

パソコンを終了したり、再起動したりを何度もやろうとしましたが、パソコンの終了動作中に、永久ループに入ってしまったかのように、終了ができません。

しょうがないので、パソコンを強制終了して、再度起動しましたが、症状は全く改善されませんでした。

6.インターネットの接続を切ったら、スタートボタンが反応した。

いよいよ、あきらめかけた時に、インターネット接続を切ってみようと考えました。パソコンは有線LANでしたので、LANケーブルを外してみたところ、不思議なことに、スタートボタンが反応し、スタートメニューが見えるようになりました。

7.システムファイルチェックを実行したが、効果はなかった。

インターネットの接続を切ると、スタートボタンは正常に戻ったが、再びインターネットに接続すると、スタートボタンは反応しなくなりました。

そこで、インターネットの接続を切った状態で、システムファイルチェックを実行してみました。

しかし、結果的には全く効果はありませんでした。

8.システムの復元を行ってみたが、改善しなかった。

インターネットの接続切った状態で、システムの復元が動いたので、1週間ほど前までシステムの復元を実行しました。

結果として、システムの復元が終わったときに、「システムの復元は正しく完了しませんでした。コンピュータのシステムファイルと設定は変更されませんでした」というメッセージが出て終了しました。

このシステムの復元の問題について、詳しくネットで調べてみると、以下のサイトを見つけることができました。

Windows 10 System Restore Feature Broken Down by Microsoft Store App

このページの中で、以下のような一文があります。

「A number of users running Windows 10 Fall Creators Update (version 1709) and installing the Spotify app from the Microsoft Store are complaining that they’re hitting a pretty odd error on their systems, as the app appears to break down Windows Restore.」

「Windows10のFall Creators Update を適用して、マイクロソフトストアからSpotifyアプリをインストールしている多くのユーザーにおいては、システム上でかなり奇妙なエラーが引き起こされているという不満があがっており、Spotifyアプリが、システムの復元も壊しているように思われる。」

9.Spotifyアプリとは何なのか?

Spotifyとは、マイクロソフトアプリから供給されているアプリで、音楽配信を行うアプリです。他の音楽配信アプリと異なるのは、全く無料で4000万曲以上の音楽を聴けるというものです。なぜ無料なのかというと、すべて広告が画面上にあることで広告収入で音楽配信料をまかなうという仕組みのようです。

10.Spotifyは削除できないアプリだった。

私自身は、まったくSpotifyのことを知らなかったが、なぜか私のパソコンのスタートメニューの中に、Spotifyアプリは存在していました。

このアプリを開くと、ログインという項目がありますが、これまでログインした経験は一度もありません。

まず、このアプリをアンインストールしようと考えましたが、コントロールパネルのプログラムのアンインストールには表示されないため、削除もできません。

11.スタートアップの中にSpotifyが存在していた。

インターネット接続時に、スタートボタンのエラーが出ているということから、何らかのアプリがインターネットと常時接続している可能性が考えられ、おそらく、そのアプリ自体が動くことで、スタートボタンの動きが止められるのではないかと考えました。

そこで、インターネット接続を切った状態で、タスクマネージャを起動して、スタートアップを表示してみました。

(タスクバーを右クリックして、タスクマネージャをクリックし、スタートアップタブを表示させます。)

なんと、スタートアップに「Spotify」を見つけました。

「Spotify」と「Spotify Web Helper」という2つの項目があり、それが有効となっていましたので、すぐに無効に設定しました。

さらに、その他の項目についても大部分を無効にしてみました。

12.症状が改善し、エラーがなくなりました。

スタートアップ項目の中の、Spotifyアプリを起動させないようにしただけで、すべてのエラーがなくなり、パソコンの動きが正常に戻りました。

インターネットを接続状態にしても、
→ スタートボタンが反応する。
→ タスクマネージャが起動する。
→ 設定画面が表示できる。
→ 正常に終了や再起動ができる。

というように、完全に回復することができました。

13.なぜ、このようなことが起こるのか?

今回、体験した問題は、Windows10が抱えている重大な問題を暗示しているようです。

Windows10はもともと、Windows8.1で存在した2つのOSである、デスクトップOSとアプリOSを統合して、1つの環境で動作するように作られています。

今回問題となったは、デスクトップOSの不具合ではなく、アプリOS側の不具合であるという点です。

アプリOSのことを、マイクロソフトは、UWP(ユニバーサルWindowsプラットフォーム)と呼んでいます。このUWPは、Windows10における様々な機能を担当しています。

その代表的なものが、スタートメニューなのです。スタートメニュー自体は、デスクトップOSの管理下にはなく、アプリOSの管理下にあるということです。

つまり、アプリOSの不具合が起きると、スタートメニュー、Cortana、設定などの機能がまひ状態となって、そのためパソコンの起動や終了も正常に行われなくなるという現象のようなのです。

14.これからはスタートアップ項目はできるだけ無効にした方がいい。

Windows10においては、スタートアップ項目はできるだけ少ない方がいいようです。実際にスタートアップ項目をすべて無効にしても、問題なく起動します。

特に、Windowsアプリストアからのアプリが起動項目にあった場合、原因不明のトラブルを発生させる可能性があるかもしれません。

また、これらのアプリが、システムの復元を壊すという点も、非常に怖いことだと思います。